Update vom 20. Juni 2018

TOP-Neuerungen im FeatureSet 88

DMS Teamwork Projektsammlungen  

Vertrieb > Vertriebsprojekte (Geschäftsobjekt „Dokumente“) / Projekte > Projekte (Geschäftsobjekt „Dokumente“)

Durch die neu geschaffenen Projektsammlungen kann eine direkte Verknüpfung zwischen dem Teamwork DMS und einzelnen Projektakten geschaffen werden:

Nach Aktivierung der Funktion unter „Global -> Stammdaten -> Projekteinstellungen“ erstellen Sie am gewünschten Projekt eine zugeordnete Teamwork-Sammlung über das Geschäftsobjekt „Dokumente“. Werden dem Projekt jetzt Dokumente zugeordnet, erscheinen diese automatisch in der Teamwork-Sammlung – umgekehrt erfolgt die Listung der Teamwork-Dokumente auch am Projekt.

Nicht nur schafft dies Transparenz im Projektgeschehen innerhalb eines Unternehmens - die Verknüpfung vereinfacht auch den Austausch mit externen Beteiligten. In Kombination mit dem Feature "Spezielle E-Mailadresse" ist eine direkte Ablage von Dokumenten an Projekten möglich, wenn die E-Mailadresse als Ziel auf die Teamwork-Sammlung des Projektes verweist. Im Hintergrund erfolgt die Zuordnung vollautomatisch und nach wenigen Momenten haben Projektverantwortliche an der Projektakte die neusten Dokumente vorliegen.

Voraussetzung für das Feature „Projektsammlungen“ ist die Migration auf die Scopevisio Vertriebsprojekte. Hier unterstützen Sie die Berater unseres Professional Service gerne, um die neuen Prozesse produktiv in Ihrem Unternehmen umzusetzen!

DMS Teamwork Ordnerfreigaben

DMS Teamwork > Dokumente

Sowohl im Projektwesen als auch im allgemeinen Dokumentenmanagement ist es mitunter gewünscht, Beteiligten nicht zwangsläufig eine gesamte Dokumentensammlung freizugeben. Soll sich der Zugriff nur auf einen in einer Sammlung befindlichen Unterordner beschränken, ist es jetzt möglich, den Ordner gezielt freizugeben, ohne dass die übergeordnete Sammlung oder weitere Ordner zugänglich werden.

Diese Form der erweiternden Berechtigung erlaubt demnach die gezielte Freigabe von Ordnern und ermöglicht insgesamt schlankere Strukturen im Dokumentenmanagementsystem. Zusätzlich zur Freigabe auf Sammlungs-, bzw. Dokumentebene erfährt Teamwork mit der Ordnerfreigabe eine wesentliche praktische Ergänzung.

 Vorgangsleiste

Vertrieb > Vertriebsprojekte > Gesamt / Projekte > Projekte 

Eine wesentliche Neuerung in diesem Featureset ist die modernisierte Vorgangsleiste, welche standardmäßig die Beleglisten und Projektübersichten ergänzt. Der Vorteil liegt im unmittelbaren Überblick projektrelevanter Belege, vom frühen Potential bis hin zur Zahlungsabwicklung. Dazu werden z.B. zunächst Kontakt und Projekt ausgewählt.

Dank der übersichtlichen Darstellung kann die Zahl existenter Belege auf einen Blick erfasst werden; bewegt man den Mauszeiger über den Beleg-Typ, erfolgt eine Darstellung der konkreten Beträge.

Open

Systemadministration: Rechte / Berechtigungen

Arbeitslisten in der Benutzerverwaltung

Global > Systemadministration > Benutzerverwaltung

Innerhalb der Benutzerverwaltung wurde an zwei Stellen die neue Arbeitslistensystematik eingeführt. Damit stehen sowohl für die Benutzerliste unter „Benutzer verwalten“, als auch für die hinterlegten Rechteprofile individualisierbare Filter in beliebiger Zahl zur Verfügung, um schnell zwischen unterschiedlichen Filter-Szenarien zu wechseln.

Um Arbeitslisten zu erstellen, stellen Sie die gewünschte Ansicht ein und fügen die Filterung über das "+"-Symbol Ihren Arbeitslisten hinzu. Mit dem Stern gekennzeichnete Favoriten-Arbeitslisten werden bei Aufruf der entsprechenden Seite als Standard dargestellt.

 Recht Produktverwaltung  

Systemadministration -> Benutzerverwaltung -> Profile und Rechte der Benutzer verwalten

Auf vielfachen Kundenwunsch ist der Produktstamm innerhalb der Stammdaten im aktualisierten Berechtigungskonzept mit einem gesonderten Recht versehen worden. Unter „Systemadministration -> Benutzerverwaltung -> Profile und Rechte der Benutzer verwalten“ finden Sie die Einstellung jeweils in den Profilen für CRM, Finanzen und Faktura. Die Berechtigung ist per Default aktiviert.

Um nur einzelnen Mitarbeitern Zugriff zu gewähren, entfernen Sie die Berechtigungen zunächst in allen genannten Profilen und vergeben die Berechtigung gezielt: Fügen Sie z.B. ein neues Profil hinzu, vergeben eine Bezeichnung und gewähren für die Anwendung CRM, Finanzen oder Faktura die Anzeige- und Bearbeitungsrechte für „Produktverwaltung“. Anschließend öffnen Sie ebenfalls über die Systemadministration den Punkt „Benutzer verwalten“ und vergeben die Berechtigung innerhalb der Kontaktprofile der gewünschten Mitarbeiter.

Recht Internes Dateiarchiv

Systemadministration -> Benutzerverwaltung -> Profile und Rechte der Benutzer verwalten

Die Berechtigungen wurden zur Verbesserung des Datenschutzes unter „Systemadministration -> Benutzerverwaltung -> Profile und Rechte der Benutzer verwalten“ bei „Firmen und Benutzer“ um den Eintrag „Internes Dateiarchiv“ ergänzt.

Losgelöst vom DMS Teamwork stellt das Archiv einen zentralen Speicherort innerhalb der Instanz dar, an welchem von Scopevisio generierte Dateien abgelegt werden. Dazu zählen Vorlagen, im System erstellte Berichte und Dokumente wie beispielsweise verarbeitete Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Angebote etc.. Nach Teamwork hochgeladene persönliche Dateien sind hiervon unabhängig und unterliegen den jeweiligen Sammlungs- und Dokumentenfreigaben.

Die hier vorgestellte Berechtigung für das interne Dateiarchiv ermöglicht es, den Zugriff auf dort vorhandene Belege, Nachrichten und Dokumente unterschiedlicher Gesellschaften einer Instanz zu unterbinden, bzw. Administratoren vorzubehalten. Mit diesem Update ist das Recht "internes Dateiarchiv" standardmäßig nicht aktiviert.

Kontakte

Abteilungen als Freitext-Feld

Kontakte > Personen > Allgemein

Die Angabe von Abteilungen im Geschäftsobjekt „Angaben zur Person“ kann für Personenkontakte nun sowohl über eine hinterlegte Auswahl als auch individuell per Freitext erfolgen. Für einzelne spezifische Abteilungen ist die Anlage eines entsprechenden Feldes über „Global -> Systemsteuerung -> System -> Auswahllisten verwalten“ unter „Allgemeine Kontaktdaten -> Abteilung“ damit nicht mehr zwingend notwendig.

Berichte

Kostendimension als Pflichtangabe

Berichte > Buchhaltung  > Benutzerdefinierte Berichte > Kostenrechnung

Global > Stammdaten > Abrechnung > Abrechnungseinstellungen bearbeiten

Kostendimensionen (z.B. Kostenträger, Projekte) können im Bereich der benutzerdefinierten Berichte als Pflichtfelder bei Erlösbuchungen aktiviert werden. Die Einstellung erfolgt pro Kostendimension über den Doppelpfeil > "Parameter einstellen". Nutzer werden jetzt beim Speichern einer Buchung zur entsprechenden Eingabe aufgefordert – auch, wenn Rechnungen direkt aus den Rechnungsdetails des Moduls heraus gebucht werden. Dazu wurden die Abrechnungseinstellungen in den Stammdaten bei "Weiteren Einstellungen" um die Option "Pflichteinstellungen bei Dimensionen anwenden" ergänzt.

Buchhaltung

Versteuerungsarten IST und SOLL

Global > Einrichtungsassistent > Finanzen > Umsatzbesteuerung

Auf vielfachen Kundenwunsch wird die Angabe der IST- oder SOLL-Versteuerung nun einmalig für jede Gesellschaft im Bereich der Einrichtung durchgeführt. Die vorher notwendige Angabe im Rahmen jeder Umsatzsteuererklärung entfällt damit. Es gilt die im Eichrichtungsassistenten bei "Finanzen" gespeicherte Angabe.

Anpassung der Buchungsmaske 

Global > Stammdaten > Buchhaltung verwalten > Buchungsmaske

Beim Erfassen von Buchungen ist es jetzt möglich, die Angabe der Belegart in einem Auswahlfeld optional anzuzeigen. Die Darstellung des Feldes wird in den Buchungseinstellungen unter „Global -> Stammdaten -> Buchhaltung verwalten -> Buchungsmaske“ aktiviert.

Vertrieb

Kampagnen 

Vertrieb > Kampagnen

Um Zielgruppen von Kampagnen bedienerfreundlicher zuschneiden zu können, erlaubt die gefilterte Kontaktliste an dieser Stelle das Entfernen beliebiger Einträge auch bei Mehrfachauswahl per Maus-Click, STRG-Click, bzw. Shift-Click.