Die neue Struktur im DMS Teamwork

Für eine optimierte Ansicht Ihrer Sammlungen und Ordner haben wir die gesamte Struktur unseres DMS Teamwork überarbeitet.

Die oben platzierten Icons entsprechen den Kategorien und fungieren als Filter: Lassen Sie sich nur den Inhalt der jeweiligen Kategorie anzeigen und behalten Sie so all Ihre Dokumente klar strukturiert im Blick.

Übersicht der neuen Struktur

Die Abbildung zeigt alle verfügbaren Icons bzw. Kategorien. Diese sind von den jeweiligen Benutzerfreigaben abhängig und dadurch nicht immer für jeden Benutzer sichtbar.

Erläuterung der neuen Kategorien

Die Icons geben Zugriff auf eine gefilterte Ansicht, die nur die Ordner der jeweiligen Kategorie zeigt.

Icon "Alle": Das erste Icon zeigt Ihnen alle Kategorien an, die Ordner enthalten, für die Sie freigegeben sind.
Kategorie Öffentlich: Unter "Öffentlich" befinden sich alle Ordner, die jeder sehen darf und explizit für Alle freigegeben sind.
Kategorie Persönlich: Diese Kategorie enthält ausschließlich persönliche Ordner, die vom Benutzer selbst erstellt und nur für ihn sichtbar sind.
Kategorie Organisation: Die vom System erstellten Ordner Aufgaben, Kontaktdateien und Projekte (Vorgänge) befinden sich in dieser Kategorie.
Kategorie Abteilung: Diese Kategorie enthält Ordner, die über den Organigramm-Knoten dem jeweiligen Benutzer zugeordnet sind.
Kategorie Team: Die Kategorie "Team" beinhaltet Ordner, die für mehrere Personen (Gruppe=Teams) freigegeben sind.
Kategorie Belege: Hier werden Belege, je nach Art, automatisch in den systemgenerierten Ordnern (wie zuvor Standardsammlungen = Potenzial, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Leistungsschein, Rechnung, Mahnung, Gutschrift) abgelegt.
Kategorie Berichte: Diese Kategorie enthält u.a. den systemgenerierten Ordner für Berichte.
Kategorie Abonnements: Öffentliche Ordner, die vom Benutzer entweder als solche angelegt worden sind, oder die er aus der Menge aller unter Öffentlich vorhandenen Ordner abonniert hat, befinden sich in dieser Kategorie. Im Gegensatz zu den Öffentlichen Ordnern, die immer eingeblendet sind, kann der Benutzer sich für oder gegen eine Anzeige der unter Abonnements geführten Ordner entscheiden.

Öffentliche Ordner können Sie abonnieren, indem Sie auf die Kategorie Abonnements klicken. Es öffnet sich ein Formular, in dem Sie im oberen Bereich Ihre bereits abonnierten Ordner sehen und im unteren Bereich eine Liste der öffentlichen Ordner, die Sie abonnieren können. Über das kleine Pluszeichen rechts können Sie Ordner hinzufügen, über das kleine Kreuz rechts entfernen Sie Ordner aus der Kategorie Abonnements.

Innerhalb der Kategorien können Sie weitere individuell zu benennende Ordner anlegen.

Der Status (privat oder öffentlich) eines Ordners entscheidet über seinen virtuellen Aufenthaltsort innerhalb der neuen Struktur, ebenso die Art der Freigabe (privat, mit einzelnen Benutzern/Gruppen oder allen geteilt). Einige Ordner sind systemgeneriert (Beleg oder Bericht) und werden automisch mit Dokumenten befüllt.

Die oben beschriebenen Kategorien mit den entsprechenden Ordnern stellen nur die Standardansicht dar. Die Ordner können jeder beliebigen Kategorie zugeordnet werden.

Kategorien und Ordner können Sie jedoch nur sehen, wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen.

Das neue Kontextmenü

Per Rechtsklick auf einen Ordner öffnet sich das Kontextmenü.

Hier können Sie

beliebig viele Unterordner einem Ordner hinzufügen
den Ordner bearbeiten indem Sie z. B. den Ordner umbenennen, eine andere Kategorie auswählen oder weitere Freigaben durch Klick auf das kleine Pluszeichen hinzufügen
den Ordner herunterladen
einen Link zum externen Abrufen des Ordners erstellen
sowie die Ansicht aktualisieren.

Bei systemgenerierten Ordnern ist nach der Migration kein Eigentümer mehr erkennbar. Systemgenerierte Ordner haben als Besitzer einen technischen Benutzer, den sog. System User.