Lohn & Gehalt einrichten

Voraussetzungen

Rechte (durch den Systemadministrator zuzuweisen)

Um Zugriff auf die Hauptfunktion "Personal" im Menüband und den vollen Funktionsumfang von Lohn&Gehalt zu bekommen, benötigen die Lohnbuchhalter Ihrer Firma neben der Lizenz „Personal“ die folgenden Rechte

• "Personal" 

• "Kontakte - alle Rechte"

• "Finanzen: Datenimport" (Bearbeiten)

Ausschließlich Personen mit diesen Rechten haben Einsicht in die Lohnläufe und Mitarbeiterabrechnungen. In Scopevisio sind Ihre sensible Daten dadurch vor unberechtigtem Einblick geschützt. Der Systemadministrator weist die Rechte den entsprechenden Benutzern zu.

Unsicher, wie Sie dafür vorgehen sollen? Hier finden Sie alles zur Rechte-Verwaltung.

Verknüpfen mit Scopevisio Lohn & Gehalt und Ersteinrichtung des Archivs

Sind die oben genannten Voraussetzungen erfüllt und Sie haben den Funktionsbereich „Personal“ freigeschaltet, sehen Sie nun den Menüpunkt „Lohn & Gehalt“, welcher eine Verbindung zwischen dem Zusatztool Scopevisio Lohn & Gehalt und Ihrer Scopevisio Gesellschaft herstellt. Diese bewirkt, dass Daten aus den Lohnläufen in Scopevisio übernommen, direkt verbucht und archiviert werden können. Anschließend verteilen Sie die Mitarbeiter-Abrechnungsdokumente digital mit einem Klick über personalisierte Teamwork-Sammlungen.  

Rufen Sie zunächst das Einstellungsformular über Organisation > Stammdaten > Personal > Lohn&Gehalt-Einstellungen auf. Alternativ gehen Sie über den Pfad Organisation > Administration > Funktionsanbindung: Scopevisio Lohn & Gehalt einrichten.

Klicken Sie im Geschäftsobjekt "Verknüpfung Scopevisio Lohn & Gehalt" auf "Hinzufügen".

Füllen Sie die Pflichtfelder aus und schließen Sie die Aktion über den Button "Verknüpfung herstellen" ab. Dies ist ein einmalig vorzunehmender Prozess.

Die Verknüpfung ist nun hergestellt:

Im Geschäftsobjekt "Lohnbuchhalter der Gesellschaft" sind Sie nun automatisch als Lohnbuchhalter hinterlegt. Sie können hier weitere Kollegen aus dem Benutzerkreis der Scopevisio auswählen.

Im Geschäftsobjekt "Verteilung der Dokumente" wählen Sie die Dokumente aus, die

• an Ihre Mitarbeiter digital verteilt werden sollen (Spalte Mitarbeitersammlung)

• Sie im Teamwork digital archivieren möchten (Spalte Elektronisches Archiv Backoffice) und

• die Sie sich nach jedem Lohnlauf in gedruckter Form aufbewahren wollen (Spalte PDF zum Druck erstellen)

Mit Scopevisio Lohn & Gehalt erstellte Bescheinigungen können sowohl an Mitarbeiter verteilt als auch im Backoffice archiviert werden. Dafür wählen Sie im Bereich Manuell die Dokumenttypen "Bescheinigungen für die Betriebsstätte" und "Mitarbeiterbescheinigungen" aus.

Im Geschäftsobjekt "Weitere Lohn&Gehalt-Einstellungen" legen Sie fest,

1. ob die privaten Mailadressen von Mitarbeitern, die nicht als Benutzer im System angelegt sind, zusätzlich durch einen Authentifizierungscode verifiziert werden sollen. Ist diese Option gewählt, kann der E-Mailempfänger sich nur mit Eingabe des Codes ein Passwort zu seinem Lohn- und Gehaltsordner vergeben. Ist die Einstellung mit Authentifizierungscode gespeichert, bekommt der Lohnbuchhalter diesen im Formular "Lohn&Gehalt Import" in einer eigens dafür vorgesehenen Spalte angezeigt, um ihn dem Mitarbeiter gemäß firmeneigenem Arbeitsablauf mitzuteilen.  

2. Hier geben Sie an, aus wie vielen Zeichen das Passwort bestehen muss, mit dem Ihr Mitarbeiter auf seinen Lohn- und Gehaltsordner zugreift. Standardgemäß ist die Passwortsicherheit auf 12 Zeichen festgelegt. Manuell ist sie auf 8 oder 10 Zeichen herabsetzbar, was gleichzeitig die Sicherheit reduziert. Im Änderungsprotokoll wird festgehalten, durch wen und wann solche eine Änderung stattgefunden hat. Diese Einstellung gilt nur für Mitarbeiter, die keine Systembenutzer sind. 

3. Steuern Sie die Druckausgabe nach Name, Personal-Nr. oder Dokumenttyp sortiert.

4. Bei "Ja" wird für jeden Mitarbeiter, der seine Lohndokumente per Brief bekommt, ein eigener Ordner in Teamwork angelegt, auf den nur die Lohnbuchhalter Zugriff haben.

5. Bestimmen Sie, ob die in der Buchungsliste mitgegebenen Kostenstellen beim Buchen ignoriert werden sollen. Ist die Auswahlbox = Ja, werden die Kostenstellen aus Scopevisio Lohn- und Gehalt nicht in die Finanzbuchhaltung übernommen. 

Schließen Sie die Einrichtung mit dem Speichern des Formulars ab.

Überblick über die diversen Verantwortlichkeiten

Die folgende Tabelle gibt zusammenfassend einen Überblick über die Aktivierung und Einrichtung von Lohn & Gehalt: