Lohn & Gehalt: Mitarbeiter zuweisen

Zur Vorbereitung benötigen Sie

die privaten E-Mailadressen von Nicht-Scopevisiobenutzern

Zum Einrichten der digitalen Verteilung Ihrer Abrechnungsdokumente muss einmalig

Jeder Mitarbeiter "seinem" Mitarbeiterkontakt zugeordnet werden
für jeden Mitarbeiter die Art der Zustellung gewählt werden und
bei externen Benutzern eine private Zustell-E-Mail hinterlegt werden.

Mitarbeiter zuweisen

Arbeiten Sie zum ersten Mal mit Scopevisio Lohn & Gehalt, müssen Sie zunächst die abgerechneten Mitarbeiter den Mitarbeiterkontakten in Scopevisio zuordnen. Dasselbe gilt, wann immer neue Mitarbeiter hinzukommen. Den Hinweis, ob und wenn ja wieviele Mitarbeiter zuzuordnen sind, finden Sie direkt im Formular "Lohnlaufverwaltung" im Button "Mitarbeiter zuweisen" (Zahl).

Bevor Sie die Verteilung der Abrechnung vornehmen können, müssen alle Mitarbeiter zugeordnet sein.

Zum grundsätzlichen Verständnis

Ihre Mitarbeiterkontakte in Scopevisio gehören aus Systemsicht zwei unterschiedlichen Gruppen an. Die erste Gruppe ist die der Systembenutzer. Das sind alle Mitarbeiter, die als Benutzer in Scopevisio eingetragen sind und Zugriff auf das System haben bzw. damit arbeiten. Systembenutzer haben bereits einen Teamworkzugang, über den sie ihre Lohndokumente empfangen. Jeder Systembenutzer ist bereits mit seiner Firmen-E-Mail-Adresse im System hinterlegt. Diese kann in der Zuordnungsliste nicht geändert werden.

Anders sieht es bei Mitarbeitern aus, die weder als Benutzer in Scopevisio eingerichtet sind noch mit dem System arbeiten. Diese sogenannten "Externen Benutzer" erhalten Zugang zu ihrem Lohn- und Gehaltsordner über einen Link, der dem Mitarbeiter über die private E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt wird.

Diese zweite Mitarbeitergruppe ist in der Spalte "Externer Benutzer" mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet.

Für diese Mitarbeiter haben Sie die Möglichkeit, eine private Zustell-E-Mail in der entsprechenden Spalte zu hinterlegen. Im Zustellungsprozess wird ein Ordnerlink erzeugt, über den die Mitarbeiter auf ihren Lohn- und Gehaltsordner erreichenzugreifen können.

Im Formular Lohnlaufverwaltung wählen Sie in der Tabelle die aktuelle Datei aus und klicken dann auf den Button "Mitarbeiter zuweisen".

Sie gelangen in die Übersicht aller abgerechneten Mitarbeiter. Gehen Sie zeilenweise vor und wählen Sie die entsprechenden Mitarbeiterkontakte über den kleinen Pfeil in der Spalte "Mitarbeiter" aus.

Unter den Mitarbeitern wählen Sie den entsprechenden aus. Mit Klick auf "Zuweisen" wird der Kontakt Ihrem Mitarbeiter zugeordnet und Sie befinden sich wieder in der Liste Ihrer Mitarbeiter.

Schnellanlage von Mitarbeiterkontakten

Bekommen Sie über Scopevisio Lohn & Gehalt Lohnläufe, die Löhne und Gehälter für neue Mitarbeiter enthalten, die noch nicht in Scopevisio angelegt worden sind, gehen Sie über den Button "Fehlende Kontakte anlegen". Aktivieren Sie im Pop-Up-Fenster die Checkbox und beantworten die Abfrage mit "Ja". Der Mitarbeiter-Kontakt wird angelegt und gleichzeitig in Lohn & Gehalt zugeordnet.

Bitte beachten Sie, dass über die Schnellanlage nur Kontakte angelegt werden sollten, die keine Systembenutzer sind. Für die Anlage von Systembenutzern gehen Sie über Organisation > Administration > Benutzer verwalten.

Sind alle Mitarbeiterkontakte zugeordnet, kehren Sie über den Pfeil oben rechts zum Formular Lohnlaufverwaltung zurück.

Die Art der Zustellung

Im Standard verwendet Scopevisio die digitale Zustellung ins DMS, bei dem die Abrechnungen in Mitarbeiterordner in Teamwork gelegt werden (1).

Darüber hinaus mag es aber Mitarbeiter geben, bei denen die digitale Zustellung nicht genutzt werden soll oder kann und die weiterhin ihre Lohndokumente per Brief erhalten sollen.

Wählen Sie für diese Mitarbeiter "Brief (PDF)" als Art der Zustellung aus (2). Dies ist auch als Massenänderung möglich, wo mit einem Klick allen markierten Mitarbeitern dieselbe Zustellart zugewiesen wird. Im Anschluss an die digitale Verteilung können diese Dokumente dann per Knopfdruck ausgedruckt werden.

Die bereits weiter oben angesprochenen externen Benutzer sind explizit als solche gekennzeichnet (3). Für sie hat das System einen Authentifizierungscode erzeugt, falls dies in den weiteren Einstellungen so hinterlegt worden ist (4).

Um für diese Mitarbeiter eine private Zustell-E-Mail in der entsprechenden Spalte zu hinterlegen, klicken Sie dazu auf das kleine schwarze Dreieck rechts im Feld "Zustellung an E-Mail" und geben die E-Mailadresse ein (5).

Blenden Sie sich zusätzlich die Spalte "Ext. Benutzer-Status" ein, wird per "Aktiv" zurückgemeldet, wenn ein externer Benutzer sein Passwort erfolgreich vergeben und er Zugriff auf seine Lohn- und Gehaltsunterlagen hat. Die Anzeige "Link ungültig" vermerkt, wenn es ein Problem mit dem Link auf die Lohnsammlung gegeben hat, was mit einem Klick auf den Button "Lohn-Sammlungslink erneut senden" (6) behoben werden kann.