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Reisekosteneinstellungen
- Peter Schöll
- Rainer Göbbels
Reisekostenprozess
Unter Reisekosten verstehen wir eine Funktionserweiterung, die im Zusammenspiel mit anderen Funktionen den Prozess von der Erfassung über die Prüfung, Freigabe, Buchung sowie Zahlung an den Reisenden und ggf. Weiterbelastung an andere abbildet.
Für das mobile Arbeiten sind die Funktionen der Reiseerfassung in Scopevisio2GO verfügbar.
Administratorrechte für Reisekosten
Ein Mitarbeiter sollte durch einen Scopevisio-Administrator das Rechteprofil Reisekosten – alle Rechte zugewiesen bekommen. Mit diesem Profil können Einstellungen zu den Reisekosten verwaltet werden. Da die Einstellungen starken Einfluss auf einen automatisierten Backoffice-Prozess haben, sollte hierfür ein Mitarbeiter mit Buchhaltungskenntnissen gewählt werden.
Einstellungen
Der Reisekosten-Administrator öffnet Organisation > Reisen/Spesen > Weitere Aktionen (drei Punkte) > Reisekosten-Einstellungen.
Alternativ erreicht man dasselbe Formular auch über Organisation > Stammdaten > Projekte > Reisekosteneinstellungen bearbeiten.
Positionen der Reisekosten und Spesen
Im Geschäftsobjekt Grunddaten können Sie über den Punkt Positionen pflegen sich die vorhandenen Reisekostenpositionen anzeigen lassen und sie teilweise editieren.
Im erscheinenden Formular sind die Verknüpfung der Positionen zu den FiBu-Konten ersichtlich. Sollte ihr Formular leer sein, laden Sie zunächst über den Link unten rechts die Systemvorlage und bestätigen Sie dies mit Klick auf Import abschließen, dann passen Sie die vorgeschlagenen Kontenzuordnungen in der Spalte "Konto (Mitarbeiter)" und ggf. "Konto (Unternehmer)" an Ihren individuellen Kontenplan an. So werden die Aufwandskonten basierend auf der gewählten Beschäftigungsart vorbelegt. Speichern Sie Ihre Änderungen.
Selbstverständlich können Sie der Übersicht halber in Ihrem Unternehmen unübliche Positionen aus der Liste entfernen oder eine spezielle Reisekostenposition ergänzen. Prüfen Sie bei neuen Positionen nicht nur die Konten, sondern auch die weiteren Spalten:
Kostenübernahme: Eine solche Position ist nicht vom Reisenden ausgelegt worden.
Erstattbar: Solche Positionen fließen in die angeforderte Erstattungssumme der Abrechnung. Erstattbar und Kostenübernahme schließen sich aus.
Fakturierbar (Weiterberechnung): Solche Positionen werden für die Weiterbelastung an Ihren Kunden vorgeschlagen.
Die angewandten Steuersätze sind ebenfalls anpassbar.
Die Positionen Übernachtungspauschale, Verpflegungspauschale und Verpflegungspauschale An- und Abreise sind systemrelevant und müssen in Ihrer Schreibweise erhalten bleiben und sollten nicht geändert werden.
Verpflegungspauschalen pflegen
Unter Verpflegungspauschalen pflegen können Sie individuelle, von den gesetzlichen Grenzen abweichende Verpflegungspauschalen hinterlegen.
Initial können Sie die gesetzlichen Werte über den Link Fehlende Standard-Einträge aus Systemdaten ergänzen erzeugen.
Kilometerpauschalen pflegen
Unter Kilometerpauschalen pflegen (3) können Sie individuelle, von den gesetzlichen Grenzen abweichende Kilometerpauschalen hinterlegen.
Mitarbeiterrechte
Sind die Reisekosteneinstellungen vorgenommen worden, weist der Administrator nach Bedarf weiteren Mitarbeitern das Rechteprofil "Reisekosten - Mitarbeiter" zu. Damit können sie sowohl im Client über Aktivitäten > Reisekostenerfassung wie auch über REISE2GO Reisekosten erfassen.