Aufgabenmanagement

Die Übersicht über alle Aufgaben

Sie haben Organisation > Aufgaben > Aufgaben aufgerufen. Hier sehen Sie je nach gewählter Arbeitsliste und Filtereinstellungen eine Übersicht der Aufgaben.

Um eine neue Aufgabe anzulegen, klicken Sie auf Hinzufügen.

Aufgabe anlegen

Bezeichnung, Termine und Priorität einer Aufgabe

Geben Sie die grundlegenden Angaben in die entsprechenden Felder ein. Über das Diskettensymbol können Sie die Aufgabe speichern.

Lediglich die Bezeichnung der Aufgabe ist ein Pflichtfeld, alle weiteren Informationen können Sie später nachtragen.

Aufgabe verknüpfen

...mit einem Projekt

Klicken Sie in das Feld Bezug zu Projekt und wählen Sie das passende Projekt aus.

...mit einem Kontakt

Wählen Sie das Feld Bezug zu Kontakt und geben Sie die Anfangsbuchstaben des Kontaktes ein. Klicken Sie auf den gewünschten Kontakt.

...mit einem Beleg

Klicken Sie in die Felder Bezug zu Belegart und Beleg und wählen Sie ggfs. eine Belegart. Dann wählen Sie das Feld daneben, suchen anhand der Anfangsbuchstaben den Beleg und wählen ihn aus.

Tätigkeiten hinzufügen

Die Nummerierung entspricht den Nummern in der Abbildung.

1. Wählen Sie den Button Hinzufügen, um Tätigkeiten einer Aufgabe zu erstellen.

2. Anschließend definieren Sie die Tätigkeiten und weisen Verantwortliche zu.

3. In der Spalte Status wird der Status jeder Tätigkeit eingestellt.

4. Wiederkehrende Tätigkeiten können Sie über den Button Duplizieren schneller anlegen.

5. Wenn eine Tätigkeit umfangreicher wird als erwartet, können Sie sie nachträglich in eine eigenständige Aufgabe konvertieren.

6. Über die Pfeiltasten können Sie die jeweils ausgewählte Aufgabe nach oben oder nach unten verschieben.

7. Über das Minuszeichen am Ende einer Zeile löschen Sie die ausgewählte Tätigkeit.

Dokumente an der Aufgabe speichern

Aufgabendokumente fügen Sie im Abschnitt Dokumente hinzu.

1. Sie können Dokumente von Ihrem Computer hinzufügen, indem Sie den Upload-Button klicken. Diese werden dann in Teamwork hochgeladen.

2. Liegen die Dokumente bereits in Teamwork, können Sie den Button Aus Teamwork zuordnen verwenden.

Kommentare zur Aufgabe hinzufügen

Kommentare haben den Vorteil, dass sie im System dokumentiert und nachvollziehbar sind. Sie sind daher für wichtige Mitteilungen besser geeignet als "einfache" Notizen.

1. Geben Sie Ihren Kommentar ein.

2. Wenn Sie möchten, können Sie eine Kommentarart festlegen, z. B. Anruf oder Notiz usw. Dann wählen Sie Veröffentlichen.

3. Der veröffentlichte Kommentar wird mit Datum und Uhrzeit, Verfasser und Kommentarart angezeigt.

4. Per Rechtsklick auf den Kommentar können Sie diesen Bearbeiten.

5. Der Link Alle Einträge zeigt sämtliche Kommentare an, die zum Dokument gemacht wurden.

E-Mails an der Aufgabe speichern

Sie können E-Mails durch bestimmte Einstellungen oder über den Office Connector automatisch an einer Aufgabe speichern.

Auch können Sie Mails über den Link Weitere aus einem Speicherort wählen und mit der Aufgabe verknüpfen.

Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten von Aufgaben

Unterhalb der Aufgaben-Übersicht befinden sich eine Reihe von Buttons, die so gut wie selbsterklärend sind.

Oft sparen Sie sich Zeit und Mühe, eine neue Aufgabe anzulegen, wenn Sie eine bereits bestehende Aufgabe einfach markieren und duplizieren (1).

Ausgewählte Aufgaben können Sie ganz einfach durch Klick auf den Button "Erledigt" von der Liste streichen (2), diese tauchen dann nur bei der Filterung auf den Status "erledigt" wieder auf.

Aufgaben, dies sich als zu umfangreich erweisen, teilen Sie auf (3).

Mehrere Aufgaben, die entweder redundant angelegt worden sind oder sich zu einer einzigen Aufgabe zusammenfassen lassen, führen Sie zusammen (4).