Datenquellen

Nutzen Sie Scopevisio als Datenquelle in Verbindung mit Microsoft Power BI, Excel oder anderen Reporting-Programmen und erstellen Sie Reports, Pivot-Tabellen und Diagramme. Im Gegensatz zu vielen anderen Programmen bietet Ihnen Scopevisio damit die Möglichkeit, neben den integrierten, vordefinierten Berichten weitere, selbst definierte Reports einzurichten.

Sie können z.B. Ihre gewohnten Excel- Auswertungen und Pivot-Tabellen, die Sie als Controlling-Instrumente einsetzen, mit Echtdaten aus Scopevisio weiterverwenden. Aber auch zusätzliche, ganz individuelle Berichte, z.B. für das Projektcontrolling oder für Forecasts, sind damit kein Problem.

Die Quelldaten lassen sich automatisch aktualisieren, nachdem die Verknüpfung zwischen Scopevisio und Ihrem Controlling-Tool einmal eingerichtet ist.

Auch können Sie direkt aus Scopevisio auf Ihre mit BI erstellten Controlling-Berichte zugreifen - mehr dazu hier.

Berechtigungen einstellen

Um mit Datenquellen arbeiten zu können, sind zwei Berechtigungen notwendig:

Das allgemeine Recht, Datenquellen zu verwenden,
sowie das Recht auf die konkreten Objekte, die Sie als Datenquelle einsetzen möchten, z. B. Journal oder Angebote usw.

Diese Berechtigungen sind den Benutzerprofilen zugeordnet. Sie finden sie unter Systemmenü → Systemadministration → Benutzer → Profile für Benutzer verwalten.

Allgemeine Berechtigung für Datenquellen

Um das Datenquellen-Recht an Mitarbeiter zu vergeben, empfiehlt es sich, ein Profil zu erstellen, das ausschließlich dieses eine Recht enthält.

Um Datenquellen für andere Benutzer freizuschalten benötigen Sie Administratorrechte.

Hierfür wählen Sie Global → Systemadministration → Profile und Rechte der Benutzer verwalten
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Vergeben Sie eine Bezeichnung für das neue Profil, bspw. Datenquellen.
Schalten Sie nun das Recht zum Anzeigen und Bearbeiten für Datenquellen ein.
1. Es erscheint der neue Menüpunkt Datenquellen unter dem Punkt OpenScope.

Datenquellenrecht zuweisen

Öffnen Sie Global → Systemadministration → Benutzerverwaltung → Benutzer verwalten.
Wählen Sie den Benutzer mit einem Doppelklick aus, an den Sie die Berechtigung vergeben möchten.
Anschließend tragen Sie in der Spalte Profil Datenquellen ein.
1. Eventuell geben Sie dann in der letzten Spalte noch an, für welche Gesellschaft die Berechtigung gelten soll. Speichern Sie Ihre Angaben.

Spezielle Berechtigungen für Datenquellen-Typen

Das Datenquellen-Recht alleine bedeutet lediglich, dass die Möglichkeit des Exports von Informationen direkt in Excel für den Benutzer freigeschaltet ist. Auf welche Informationen aus dem System der Benutzer zugreifen kann, muss in gesonderten Berechtigungskombinationen eingestellt werden. Das bedeutet: Der Mitarbeiter benötigt das passende Benutzerprofil (falls er es noch nicht hat)

Öffnen Sie Systemmenü → Systemadministration → Benutzerverwaltung → Benutzer verwalten.
Wählen Sie den Benutzer mit einem Doppelklick aus, an den Sie die Berechtigung vergeben möchten und weisen Sie die Anwendung, das Profil und die Gesellschaft genauso zu, wie oben beschrieben.

Datenquelle einrichten

Klicken Sie auf OpenScope → Datenquellen.
Erstellen Sie eine neue Datenquelle, indem Sie auf Neu klicken.
1. Sie können auch eine ähnliche, vorhandene Datenquelle markieren und Duplizieren, um dann die notwendigen Änderungen vorzunehmen.
2. Es öffnet sich das Geschäftsobjekt Geschäftsobjekt Datenquelle.
3. Hier legen Sie zunächst Einstellungen zum Datenquellenabruf fest, z. B. den Zeitraum, für den die Informationen abgerufen werden sollen.
4. Vergeben Sie ein beliebiges Passwort und einen Benutzernamen. Diese Authentifizierung wird dann bei jedem erneuten Abruf der Daten abgefragt.
Nutzen Sie den Link Spalten konfigurieren, um die zu importierenden Informationen zu bestimmen.
Unter dem Geschäftsobjekt Journal können Sie den Bericht konfigurieren, den Sie erstellen möchten.
Aktivieren Sie die Datenquelle (siehe Screenshot) und speichern Sie Ihre Eingaben.
Nach dem Speichern können Sie durch Klicken auf das Symbol neben dem Datenquellen-Link (im obigen Screenshot markiert) diesen in die Zwischenablage kopieren.

Vorgehen in Excel

Bitte beachten Sie, dass Sie die Datenquellen anders als im folgenden Video dargestellt im neuen Menüband unter Organisation → OpenScope → Datenquellen finden.

Einbinden in Power BI

Genauso einfach wie bei Excel können Sie die Datenquellen auch mit Microsoft Power BI Datenquellen einbinden und nutzen. Dort stehen Ihnen sogar noch mehr Funktionen für das individuelle Reporting zur Verfügung.

Wie Sie eine Datenquelle in Power BI einbinden, zeigt Ihnen unser Kollege. Bitte beachten Sie auch hier, dass Sie die Datenquellen anders als im folgenden Video dargestellt im neuen Menüband unter Organisation → OpenScope → Datenquellen finden.

Mehr Infos zu Power BI und der Nutzung mit Scopevisio finden Sie hier.

Mehrere Datenquellen zusammenführen

Im externen Reporting lassen sich grundsätzlich unbegrenzt viele Datenquellen einbinden. Sie können z. B. in Tabelle 1 Daten über Abrechnungsbelege und in Tabelle 2 Projektdaten laden, um diese dann in Tabelle 3 zu einer Auswertung zu kompilieren, die die Informationen aus den verschiedenen Datenquellen zueinander in Beziehung setzt. Es ist sogar möglich, die Daten mit anderen Datenquellen, z.B. Excel-Dateien aus Teamwork DMS zu verbinden.

Damit gibt Ihnen Scopevisio ein sehr mächtiges Auswertungstool für Ihr Unternehmenscontrolling an die Hand.

Einen kurzen Überblick über das Datenmodell von Scopevisio und wie Sie damit beim externen Reporting umgehen, gibt es hier: