DATEV-Buchungssätze exportieren

Mit Dateien im aktuellen EXTF-Format können Sie Ihre Buchungen und Kontenbeschriftungen mit wenigen Klicks an exportieren.

Wählen Sie Organisation > OpenScope > Import & Export > Datev Importe/Exporte verwalten > Datev Buchungssätze exportieren.

Einstellungen für die DATEV

Die folgenden Werte 1 - 3 (Beraternummer, Mandantennummer, Abrechnungsnummer) müssen für den Export nicht zwingend korrekt sein. Sie helfen aber Ihrem Steuerberater bei der Zuordnung Ihrer Daten. Durch bessere Daten helfen Sie, Probleme im Vorfeld zu umgehen.

Erfragen Sie die Beraternummer bei Ihrem Berater und tragen sie sie ein. ein. Der Wert kann in den Gesellschaftseinstellungen hinterlegt werden, um zukünftig autom. gefüllt zu werden.
Unter der Mandantennummer wird ihr Unternehmen beim DATEV-Berater geführt, er kann Ihnen die Nummer nennen. Auch dieser Wert kann in den Gesellschaftseinstellungen hinterlegt werden.
Tragen Sie die Abrechnungsnummer ein. Weitere Informationen zur Abrechnungsnummer finden Sie unten im Exkurs zur Abrechnungsnummer.
Sie können die Sachkontenlänge Übergabedatei erweitern, falls die Stelligkeit in der DATEV größer ist als in Scopevisio. Dabei werden die Scopevisio-Nummer am Ende um Nullen ergänzt. Aus dem 4-stelligen Konto 0027 wird bei 6-stelliger Länge das Konto 002700.
Sachkontenlänge DATEV Empfangsprogramm tbd

Selektion der zu exportierenden Daten

Unter Einstellungen wählen Sie zunächst, aus welchem Zeitraum Sie Buchungen exportieren wollen. Üblich sind Jahre als Buchungsperiode.

Haben Sie bereits Daten exportiert, mussten aber Nachbuchungen vornehmen, können Sie diese über den Erstellungszeitraum eingrenzen. So erhält ihr Berater mit der neu erstellten Datei nur die neuen Buchungen.

Buchungsanzahl: Bitte beachten Sie, dass aktuell die Anzahl der Buchungen pro Exportlauf auf 50.000 beschränkt ist. Wenn Sie mehr Buchungen exportieren möchten, sollten Sie mehrere, periodengetrennte Exporte anlegen. Die Anzahl der Buchungen eines Jahres können Sie in der Gesamtstatistik vorab einsehen.

Weitere Export-Einstellungen

Bestimmen Sie, welche Scopevisio-Felder in welche DATEV-Felder übertragen werden.

Stellen Sie den Radio-Button auf Kontenbeschriftung, um die Beschriftung der Konten in separaten Läufen exportieren. Für jeden der drei Kontentypen legt der Export eine separate Datei an. Für den Berater ist dies in der Regel ein Mehrwert.

Dateiformat festlegen, Vorschau und Export

Verwenden Sie das Datenformat EXTF, die anderen Formate sind überholt und nur noch aus historischen Gründen aufgeführt.
Das Festschreiben des Buchungsstapels ist eine Funktion innerhalb DATEV. Die Empfehlung ist JA.
Das Leistungsdatum ist ein zusätzliches Feld im Export.
Die Dateinamensanpassung ist sinnvoll, um automatisch z.B. das Erstelldatum der Datei ablesen zu können. Das ist hilfreich für die Abtrennung von Nachbuchungen (s.o.). Aber auch die Ressortnummer kann berücksichtigt werden. Die Anpassung kann nur auf einen Export im EXTF-Format angewendet werden.
Zum Schluss sollten Sie zuerst die Vorschau nutzen. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, die Zuordnungen zu bearbeiten und das Kontenmapping anzuwenden. Weitere Informationen am Ende des Textes.
Über Exportieren erzeugen Sie eine Datei (Buchungen oder eine der drei Kontenbeschriftungen).
Legen Sie fest, an welche Stelle auf Ihrem Rechner die Daten exportiert werden sollen.
Erstellen Sie ggf. einen eigenen Ordner, da gleichnamige Dateien ohne Rückfrage überschrieben werden. Bestätigen Sie Ihre Wahl.

Exkurs: DATEV-Abrechnungsnummer

Mit der Abrechnungsnummer wird mitgeteilt, wie die aus Scopevisio exportierten Daten im DATEV-Programm verarbeitet werden sollen.

Die Abrechnungsnummer hat das Format nnnnJJ und besteht aus 2 Teilen.
Der erste Teil nnnn stellt die Art des Dateiinhalts (Buchungen, Beschriftungen) dar, der zweite JJ, das Wirtschaftsjahr zu dem der Dateiinhalt gehört. Angegeben wird das Kalenderjahr, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Läuft Ihr Wirtschaftsjahr vom 01.04.2023 bis zum 31.03.2024 ist JJ = 24.

Falls Buchungen übertragen werden sollen, verwenden Sie die Werte 1 - 69 als nnnn-Werte in der Abrechnungsnummer. Diese Zahlen können frei vergeben werden. Sind die verfügbaren Werte in einem Jahr ausgeschöpft, darf man von neuem beginnen.
Übermitteln Sie hingegen Kontenbeschriftungen ist von DATEV die Abrechnungsnummer 99 für Sachkonten und für Debitoren und Kreditoren die Nummer 189 vorgegeben.

Beispiel: Die Abrechnungsnummer für die Buchungen aus der Buchungsperiode Februar 2013 lautet 000213 (die Nullen vorne werden von Scopevisio automatisch gefüllt und brauchen somit nicht eingegeben werden).

Beispiel: Die Abrechnungsnummer für die Kontenbeschriftungen Debitoren lautet 018913, da diese Daten im DATEV in das Buchungsjahr 2013 importiert werden.

Kontenbeschriftungen: In Scopevisio werden die Sach- und Personenkonten nicht historisiert, daher ist für alle Geschäftsjahre ein Stammdatenbestand gültig. Für DATEV ist aber eine Trennung zwischen den Geschäftsjahren wichtig, deshalb muss das Geschäftsjahr auch beim Export der Kontenbeschriftungen von Sachkonten, Debitoren und Kreditoren angegeben werden.

DATEV Export-Vorschau und Kontenmapping

Nach dem Klick auf Vorschau sehen Sie die Buchungen in Tabellenform.

Sortieren Sie zunächst nach der Spalte Hinweis, um Unstimmigkeiten vor dem Export beheben zu können. Es ist auf jeden Fall hilfreich, wenn Sie Ihren Berater auf mögliche Probleme hinweisen. Markieren Sie die Zeilen mit Hinweis und stoßen den Easy-Export an.
Die Warnstufe verweist auf die Schwere des Problems.
Prüfen Sie auch die Umsetzung der Scopevisio Steuerschlüssel in DATEV BU-Schlüssel (siehe Steuermatrix und Einstellung DATEV-Automatikkonto im Sachkontostamm).
Die Zuordnung meint das Erstellen bzw. Anwenden eines sogenannten Kontenmappings. Dabei wird der Scopevisiowert eines Kontos (bebuchtes Konto) durch ein anderes Konto (exportiertes Konto) ersetzt. Das Zielkonto ist ein einfaches Erfassungsfeld und referenziert nicht auf den Sachkontostamm.
Über Exportieren (s. o.) können Sie dann die Daten exportieren.