Zeiterfassung

Alle Zeiteinträge in einer übersichtlichen Tabelle - filterbar nach Mitarbeiter, Projekt, Kontakt oder Leistung

Einstellungen für die Zeiterfassung

Bevor Sie die Scopevisio Zeiterfassung und Zeitabrechnung nutzen, empfehlen wir folgende Schritte:

Die Gesellschaft, der gegenüber Sie Zeiten abrechnen, sollte in Scopevisio als Debitor angelegt sein.
Die abzurechnenden Leistungen sollten in den Stammdaten im Produktkatalog angelegt sein.
Ferner gehen wir davon aus, dass Sie Zeiten auf Projekte bzw. Aufträge erfassen möchten und diese ebenfalls bereits angelegt haben.

Den Namen des Menüpunktes Projekte konnten Sie während der Einrichtung im Einrichtungsassistenten unter dem Punkt Gesellschaft im Datenfeld Projektbezeichnung individuell anpassen und z. B. in "Vorgang" oder "Akte" umbenennen. Im Folgenden wird der Menüpunkt "Projekte" genannt.

Rufen Sie die Zeiterfassungslisten unter Organisation > Zeiterfassung auf. Wählen Sie Weitere Aktionen: Zeiterfassungs-Einstellungen.

In den Zeiterfassungs-Einstellungen können Sie für die Anzeige der Zeiteinträge im Kalender Farben festlegen. Weiterhin können Sie den Anfang und das Ende Ihres Standard-Arbeitstages bestimmen. Legen Sie fest, wann ein Folgeeintrag beginnen soll und wie Zeiten, die mit der Stoppuhr erfasst wurden, gerundet werden sollen.

Speichern Sie Ihre Einstellungen und gehen Sie über den kleinen Pfeil zurück in die Übersicht.

Zeiterfassungslisten

Diese Listen können Sie nach Mitarbeiter, Projekt, Kontakt oder Leistung filtern. Im folgenden Beispiel wurde nach einem Projekt gefiltert, um die Abrechnung dieses Projekts gegenüber dem Kunden vorzubereiten.

Zeiterfassungslisten-Einträge und Kalender-Einträge werden miteinander synchronisiert, sie stellen dasselbe Objekt dar, nur in unterschiedlicher Ansicht.

In den Zeiterfassungslisten können Sie Zeiteinträge nachträglich bearbeiten. Fehlt z. B. die Zuordnung zu einem Projekt oder Auftrag, weil der Mitarbeiter seine Zeit nicht richtig geschlüsselt hat, können Sie diese Zuordnung hier vornehmen. Wir empfehlen, die Spalten Durchgeführt, Abrechnungsfreigabe und Fakturierbar einzublenden.

Über den Button Hinzufügen können Sie einen neuen Zeiteintrag erstellen.

Geben Sie die Informationen zu Ihrem Zeiteintrag ein. Speichern Sie und gehen Sie zurück zur Übersicht.

Der neue Zeiteintrag wird angezeigt.

Tipp: Nutzen Sie die praktische Massenbearbeitung, um mehrere Zeiteinträge z.B. in einem Arbeitsschritt zu bestätigen. Markieren Sie alle gewünschten Einträge und bestätigen Sie einen dieser Einträge, alle anderen markierten Einträge werden nun auch bestätigt.