Weiteres

Im Menüband ﬁnden Sie unter der Registerkarte Beschaﬀung noch weitere Funktionen, die im Folgenden kurz vorgestellt werden.

Bestandsübersicht

Die Bestandsübersicht gibt Ihnen einen Überblick über den Bestand pro Produkt und Lagerort. Sie können wie üblich per Doppelklick die Produktdetails aufrufen. Diese wurden weiter oben unter Produkte genauer beschrieben.

Buchungsläufe

Klicken Sie auf Buchungsläufe, um Ihre Buchungen im Rahmen der Beschaﬀung zu sehen. Geben Sie einen Zeitraum für den Buchungslauf an und wählen Sie Buchungslauf anlegen.

Buchungsläufe müssen in die Abschlussrountinen mit aufgenommen werden.

Hier übergeben wir alle Lagerbewegungen auf Basis der den Produkten hinterlegten Konten und zu den Preise der entsprechenden Lieferung des Lieferanten (Lieferpreis) an die Finanzbuchhaltung, im Datumsrahmen und unter Berücksichtigung der 3 Dimensionen: Kostenstelle, Projekt, Kostenträger.

Sie können einen markierten Buchungslauf Ansehen, um zugeordnete Warenbewegungen und die aus der Beschaﬀung errechneten Buchungen zu überblicken.

Und Sie können den markierten Buchungslauf auch direkt Buchen, um die vorkontierten Bewegungen in Ihrer Finanzbuchhaltung zu erfassen.

Ein weiterer Aktionsbutton gibt Ihnen die Möglichkeit, einen Buchungslauf zu löschen oder zu stornieren.

Kommissionierlisten

Wählen Sie im Menüband Kommissionierlisten.
1. Es werden die Kommissionierlisten angezeigt, die beim Kommissionieren von Aufträgen aus der Auftragssteuerung heraus automatisch angelegt wurden.
Doppelklicken Sie auf eine der Listen, um Details, d.h. die einzelnen Positionen, aufzurufen.
In dem dann erscheinenden Formular Kommissionierliste können Sie mit einem Klick die Kommissionierliste drucken.

Kommissionierlisten werden aktuell als Listen erzeugt aus der Auftragssteuerung hinaus und können entweder direkt gedruckt oder per Mail pdf weiter geleitet werden.

Standorte und Lager

Wählen Sie aus dem Menüband den Eintrag Lager.
1. Es öﬀnet sich ein Formular, in dem Sie Standorte, Lager und Lagerplätze anlegen können.
2. Zur Einordnung: Ein Standort wird typischerweise durch eine Postadresse definiert. An dieser Adresse können mehrere Lagerhäuser stehen. Die Lagerhäuser können ihrerseits wieder in Etagen, Gänge, Regale und Regalplätze aufgeteilt sein. Mindest-, Melde- und Maximalbestände werden generell auf der Ebene Lagerhäuser kurz Lager geführt.

Grundsätzlich arbeitet unsere Systematik nach der Maßgabe, was an einem Standort liegt oder benötigt wird, wird diesem immer in Summe zugerechnet. Demnach wird Bedarf und Bestellvorschlag immer über den gesamten Standort gerechnet.

Die unterste Ebene ist der Lagerplatz, hier liegt das betreffende Produkt physisch und kann schnell identifiziert werden, wenn wir einen 1:1 Zuordnung von Produkt zu Lagerplatz darstellen können.

In der Systematik müssen Sie zuerst das Lager/Standort und darunter liegende Lagerplätze definieren. Dies erfolgt in der Rubrik: Lager.

Hier kann über plus weitere Bereiche oder Plätze zugeordnet werden. Lagerbereiche lassen sich hierarchisch ordnen und werden normal dargestellt. Der jeweils unterste Bereich der Matrix, der Lagerplatz erscheint und er Darstellung kursiv und kann als Lagerplatz einem Produkt zugeordnet werden über das Produkt.

Vorbelegt als Standard Lager ist: Mein Lagerhaus, gleichbedeutend mit einem Hauptlager. Sollten Sie nur ein Lager benötigen so überschrieben Sie die Beschreibung gerne mit einer Ihnen passenden Bezeichnung.

Sollten Mehrere Standorte oder Lager geführt werden, kann eines davon zum Standard Standort erklärt werden. Es gibt Immer nur einen Standard Standort, dieser wird dann vorrangig für alle Dokumente gezogen.

Die postalische Adresse des Standortes ist auch die Lieferadresse, die wir auf einer Bestellung an den Lieferanten ausweisen. Eine Konsolidierung oder eine Transit Logik von Standorten oder Lagern bieten wir nicht an.

Buchungen in die Finanzbuchhaltung übergeben

Alle Lagerbewegungen, sprich alle Zugänge und alle Abgänge werden im Lagerjournal mit Buchungsdatum geführt. Dieses Buchungsdatum hilft abzugrenzen, welche Buchungen wann in die Finanzbuchhaltung übernommen werden sollen. Grundsätzlich empfiehlt es sich, spätestens mit dem Monatsabschluss alle Bewegungen aus dem Lagerjournal in die Finanzbuchhaltung zu übernehmen.

Andere Zeiträume sind möglich.

Die Abgrenzung muss sauber gesetzt werden und sollte genutzt werden über den Zeitraum sicher zu stellen, dass wir Daten sauber und ordentlich kumuliert an die Finanzbuchhaltung zu übergeben.

Buchungsdatum von.. bis eingrenzen, Buchungslauf anlegen klicken erzeugt einen Buchungslauf für den entsprechenden Zeitraum:

Mit Buchen übergeben wir den Datensatz an die Finanzbuchhaltung

Buchungssatz führt die folgenden Informationen.

So gewährleisten wir, dass immer alle Buchungen übernommen werden, ordentlich zusammengefasst entsprechend der hinterlegten Konten der einzelnen Produkt oder Warengruppen.

Hinweis: Dieses Routine empfehlen wir in Ihren aktuellen Ablauf zum Monatsabschluss oder Quartalsabschluss mit aufzunehmen. Damit stellen wir sicher, dass die Buchungen in der passenden Konsolidierung an Ihre Finanzbuchhaltung übergeben werden, den dazu passenden Stichtag bitte sorgsam definieren.

Einbuchen und Ausbuchen von Produktbeständen, manuell

Die Produktarten Ware und Material können Bestände führen, die wir durch prozessual festgelegte Transaktionen verändern. Mit jeder Kommissionierung und Lieferung an den Kunden werden Bestände minimiert, mit jeder Buchung eines Wareneinganges werden Bestände erhöht. Nun ist die betriebliche Praxis stets auch davon geprägt, dass Ereignisse eintreten, die auf den Lagerbestand wirken, ohne die oben genannten Transaktionen ausgelöst zu haben. Beispielsweise ein Produkt, das im Lager zerbrochen und damit unbrauchbar geworden ist, löst keine der oben genannten Transaktionen aus. um trotzdem den Bestand stets korrekt halten zu können, haben wir eine Möglichkeit geschaffen manuell Bestände zu buchen. Diese Bestandsbuchung wird genauso protokolliert wie alle andern Buchungen, eine Relation zu Dimensionen kann gesetzt werden.

Dies erfolgt zentral unter dem Menüpunkt Buchungen, Bestände buchen/ Stapelbuchung.

Das Recht der manuellen Bestandsänderungen haben wir dem Rollenprofil des Lagerleiters zugeschrieben.

Gedacht ist diese Funktion nicht für den Ersatz der Bestandsveränderungen durch Auslieferung von Aufträgen an Kunden oder durch Lieferung der Bestellungen durch den Lieferanten.

Buchungen, Journal

In der Beschaffung führen wir ein eigenes Journal, dies ist als eigenständiges Journal, neben dem Journal der Finanzbuchhaltung zu sehen. Das Journal weist alle Bewegungen der Produkte aus Aufträgen und Bestellungen aus, die eine Lagerbewegung nach sich gezogen haben.

Zu allen Produkten, die als Ware oder Material geschlüsselt sind und eine Basiseinheit führen, werden automatisch alle Lagerbewegungen über die entsprechenden Prozesse geführt. Das Journal bietet hier die Transparenz und Grundlage für jedes adhoc Reporting.

Komissionierlisten, Picklisten

Unsere Systematik erzeugt bei vorhandenem Lagerbestand eine Kommissionierliste mit der Angabe des Produktes, der Menge, des Lagerplatzes und der Einheit, damit wir steuern können, welche Produkte in Menge zusammengestellt werden müssen, um einen Auftrag zu erfüllen.

Grundsätzlich erfolgt im Augenblick der Erstellung der Liste (diese kann zum Druck erzeugt werden, im Vorgang der Überführung eines Auftrages in Lieferschein oder per Mail weitergegeben werden) die entsprechende Lagerbewegung, so dass wir stets sicherstellen können, dass die Bestände nicht verfälscht vom Status eines Auftrages sein können.

Alle erzeugten Kommissionierlisten werden im System archiviert, so dass wir darauf zugreifen können

Im unwahrscheinlichen Fall, dass eine Kommissionierliste nicht ausgeführt wurde, nicht ausgeführt werden soll, der Auftrag nicht (mehr) ausgeführt werden soll, so ist es möglich die Kommissionierliste zu löschen. Damit wird der Lagerbestand zurück gebucht und sie können darüber frei verfügen.