Interne Anforderungen/Bedarfsmeldung

Die Funktion der internen Anforderungen wurde entwickelt, um einen Bedarf innerhalb der Organisation klar und schnell zu melden. Dies kann mein persönlicher Bedarf an Arbeitsmaterialien sein oder sonstige Produkte, deren Verbrauch wir sonst nicht dokumentieren können oder wollen.

Das Ganze konsolidiert auf das richtige Produkt und sauber dokumentiert, wer benötigt was, in welcher Menge, in welchem Zeitraum. In unserem Setup unabhängig davon, ob wir das Investment für die Bedarfsdeckung bereits getätigt haben, oder noch tätigen müssen. Die Bedarfsmeldung kann erfolgen, weil unsere Mitarbeiter Arbeitsmittel zur Erledigung der gestellten Aufgaben benötigen oder um einen Bedarf aus unterschiedlichen Bereichen im Unternehmen hin zum zentralen Einkauf oder Lager zu melden. Viele Fälle aus der Praxis zeigen uns auch, dass es Bereiche gibt, in denen wir bewusst manuell Bedarfe melden, um Aufwände zu minimieren und die Transparenz zu erhöhen.

Damit dies vor allem schnell, einfach und konsolidiert erfolgen kann ist die erste Frage: was fordere ich an, in der mobilen Applikation (Scopevisio App oder Browseransicht) ausgespielt und kann als Nutzer hier alle dafür vorgesehenen Produkte und Artikel anfordern.
- Als Nutzer kann ich speziell Produkte und Artikel dafür vorsehen und damit für eine gewisse Konsolidierung auf diese zulässigen Produkte sorgen. Hier können wir technisch anbieten aus einer Liste von Produkten (mit optionaler Darstellung von Bildern) oder den Scan eines Produktbarcodes zu nutzen um schnell und einfach das richtige Produkt identifizieren zu können.
- Anders dagegen der Produktwunsch, den ein anfordernder Nutzer an seine Organisation richtet, der aus den vorhandenen Informationen manuell einem bereits bestehenden Produkt zugeordnet werden kann, oder dazu führt, das wir dieses Produkt neu anlegen.
Ein zweiter Schritt kann eine konfigurierbare Freigabe der einzelnen Anforderung sein.
- Alle Anforderungen laufen im Grundsetup über den Zugewiesenen Standort/ Lager, so dass angeforderte Produkte immer vorrangig aus Lagerbestand versorgt werden. Dies immer im gleichen Prozess unabhängig ob Ware aus Lager verfügbar ist oder erst bestellt werden muss, oder bereits im Zulauf befindlich. Eine Bestellung beim Lieferanten wird über den Bestellvorschlag erst dann begonnen, sofern der Lagerbestand nicht oder nicht ausreichend verfügbar (Verfügbarkeit=Lagerbestand-Menge in Aufträgen) ist.
- Dies erfolgt unmittelbar und konsolidiert aus allen Anforderungen, so dass hier Aufwände der Schritte: Bestellung, Prüfung Auftragsbestätigung, Lieferung, Verarbeitung der Lieferantenrechnung auf ein Minimum begrenzt werden.
- Siehe hier Bestellvorschlag und weitere.
Ein dritter Schritt dann die Verarbeitung der Produktwunsch Funktion. Hier bietet sich an die Liste der Bedarfsmeldungen und internen Anforderungen im Client zu bearbeiten. Über den Selektor Wunschprodukt im Auftrag finden wir die Aufträge, bei denen ein Wunschprodukt im Auftrag ist. Hier hilft die Sicht auf die einzelne Anforderung den Vorgang zu bearbeiten: Mit entsprechenden Produktregeln können wir aus der Bedarfsmeldung heraus ein neues Produkt anlegen mit wenigen Klicks. Auch eine Ersetzen, Ändern von Mengen oder Abweisen kann hier möglich gemacht werden.
Ein vierter Schritt dann die Reservierung der gesamten Bedarfsmeldung analog der Auftragsroutine und sichtbar in der Auftragssteuerung, welche Bedarfsmeldung können wir vollständig, in Teilen, wann ausführen. Alle noch nicht vorrätigen Produkte und Mengen werden im Bestellvorschlag gerechnet und ausgewiesen, ohne weitere Tätigkeiten.

Nach Verarbeitung des Wareneinganges sind die Produkte und Artikel über Lagerbestand verfügbar. Hier kann dann die Zuordnung zu den einzelnen Anforderungen analog der Kommissionierung erfolgen.

Wir schaffen mit dieser Grundsätzlichen Routine, alle Produkte aus dem Wareneingang ins Lager zu verräumen, die Möglichkeit den gesamten Prozess schnellstmöglich zu durchlaufen, keine Rückfragen, Unklarheiten, hindern oder verlangsamen die Routine.

Alle Buchungsvorgänge laufen im Hintergrund voll automatisch, so dass stets nachvollziehbar bleibt: wer fordert was an, gibt was frei, erhält aus dem Lager oder bestellt was. Durchlaufzeiten können über Reporting ausgegeben werden und dienen der Basis für Maßnahmen zur Verbesserung der Prozessgeschwindigkeit.

Klarheit schaffen wir zudem bei der Frage, wer hat das Produkt tatsächlich entnommen/verbraucht, also lösen die zeitlich, örtlich und oder personell bestehende Lücke auf, zwischen Bestellung beim Lieferanten und Verbrauchsmoment. Das eröffnet Möglichkeiten Bestandsführung im Lager anders zu gestalten: Inventuren werden weniger zeitaufwändig und Bestandsgrenzen auf Produkten können Bestellvorschläge generieren, die helfen zu verhindern, dass ein Produkt nicht oder nicht ausreichend am Lager befindlich ist. Zudem können wir zentral die Frage beantworten: wann sollten wir welche Produkte verbrauchen, bevor wir ein Mindesthaltbarkeitsdatum überschreiten.

Mitarbeiter und Abteilungen

Über das Organigramm organisieren wir die Abbildung der Struktur von Verantwortlichkeiten für ein zu definierendes Sortiment, das diese Kollegen anfordern dürfen. Im Grundsetup wollen wir, dass der Abteilungsverantwortliche die Anforderung stellt. Sollten Sie hier organisatorisch anders vorgehen wollen, so können Sie alle Mitarbeiter der Abteilung zu Abteilungsverantwortlichen im Sinne der Anforderungen machen. Um zu zuzuordnen, wer welche Produkt anfordern kann, dient diese Maske.

Wählen Sie die entsprechende Organisationseinheit.

Beispiel: Sie möchten, dass das gesamte Unternehmen IT Equipment anfordern soll.

Dann ist die Gruppe: gesamtes Unternehmen, IT Ausstattung, Organisationseinheit: gesamtes Unternehmen.

Erlaubte Elemente der Gruppe sind die einzelnen Produkte, die über Hinzufügen und Entfernen verwaltet werden.

Dies kann in einer Warengruppe organisiert werden (Vorteil es bedarf keiner Erweiterung hier, wenn die Warengruppe zusätzliche Produkte zugeordnet erhält, diese laufen automatisch in diese Anforderungsgruppe mit ein)

Wir können Preismodell, interner Preis und eine Interne Marge vergeben (interne Marge dient der Darstellung des Handling Aufwandes) über die Einstellung der Warengruppe erledigen.

Kostenstellen führen wir am Organigramm, über die Referenzierung des Organigramms in der Organisationseinheit übernehmen wir diese Kostenstellen für die internen Anforderungen.

Kostenstellen: Im Organigramm pflegen, an der Abteilung oder an der Position.

Produkte zulassen

Über Produkte intern können einzelne Produkte für Abteilungen zugelassen oder explizit ausgeschlossen werden, auch mit der Idee das Portfolio xx ordne ich beispielsweise der Abteilung ID 30 zu, aber das Produkt ID 100408 darf nicht in dieser Abteilung angefordert werden.