Bedarfsmeldung oder interne Anforderung

Die Funktion der Bedarfsmeldung wurde entwickelt, um einen konkreten Bedarf innerhalb der Organisation klar und schnell zu melden. Konsolidiert auf das richtige Produkt und dokumentiert, wer benötigt was, in welcher Menge, wann. In unserem Setup unabhängig davon, ob wir das Investment für die Bedarfsdeckung bereits getätigt haben, oder noch tätigen müssen, sprich ob wir den Bedarf aus aktuellem Lagerbestand bedienen können, oder nicht.

Die Bedarfsmeldung kann erfolgen, weil unsere Mitarbeiter Arbeitsmittel zur Erledigung der gestellten Aufgaben benötigen oder um einen Bedarf aus unterschiedlichen Bereichen im Unternehmen hin zum zentralen Einkauf oder Lager zu melden. Es kommt auch vor daß Unternehmen sich entschliessen, bewusst manuell Bedarfe zu erfassen, um Aufwände zu minimieren und die Transparenz zu erhöhen. Unser Modell funktioniert unabhängig davon, ob Sie einen Lagerbestand führen, keinen Lagerbestand führen oder alles dazwischen.

Erster Schritt: Die erste Frage unserer Nutzer:

welchen Bedarf habe ich, welches Produkt benötige ich?

in der mobilen Applikation (Scopevisio App oder Browseransicht) oder über den Aufruf Bedarfsmeldung in der Organisation zu erreichen. Hier können alle Mitarbeiter aus einer Liste von Produkten schnell und einfach auswählen, welches Produkt in welcher Menge benötigt wird.

In der Organisation können speziell Produkte und Artikel dafür vorgesehen werden und damit für eine Konsolidierung auf diese zulässigen Produkte sorgen. Technisch kann sowohl aus einer Liste von Produkten (mit optionaler Darstellung von Bildern) oder den Scan eines hinterlegten Produktbarcodes ausgewählt werden, um das richtige Produkt auswählen zu können.

Anders dagegen der Produktwunsch, der ausserhalb der zulässigen Produkte liegt. Dieser Wunsch kann an die Organisation gerichtet werden, um den Wunsch manuell einem bereits bestehenden Produkt zuzuordnen, oder dieses Produkt neu anzulegen.

Zweiter Schritt (Option): eine konfigurierbare Freigabe einer einzelnen Bedarfsmeldung sein.
Über Regeln kann eine Freigabe einer Bedarfsmeldung eingefordert werden. Dies erfolgt unmittelbar nach Einreichen der Bedarfsmeldung zu einer Aufforderung an den im Organigramm hinterlegtem Freigeber. erst nach Freigabe wird die Bedarfsmeldung am Lager reserviert/im Bestellvorschlag berücksichtigt. Diese Systematik soll Ihnen helfen einzelne Ausnahmen erst nach erfolgter Freigabe auf Lagerbestand und Bestellvorschlag wirken zu lassen.
Dritter Schritt (Option): die Verarbeitung der Produktwunsch Funktion. Hier bietet sich an die Liste der Bedarfsmeldungen im Client zu bearbeiten. Über den Selektor Bedarfsmeldung unvollständig im erkennen wir die Meldungen, bei denen ein Wunschprodukt referenziert ist. Hier hilft die Sicht auf die einzelne Anforderung den Vorgang zu bearbeiten: Mit entsprechenden Produktregeln können wir aus der Bedarfsmeldung heraus ein neues Produkt anlegen mit wenigen Klicks. Auch eine Ersetzen, Ändern von Mengen oder Abweisen ist hier möglich, kann aber über Rechte näher spezifiziert werden.
Vierter Schritt: die Reservierung der gesamten Bedarfsmeldung analog der Auftragsroutine und sichtbar in der Auftragssteuerung, welche Bedarfsmeldung können wir vollständig, in Teilen oder wann in der Zukunft ausführen. Alle noch nicht vorrätigen Produkte und Mengen werden im Bestellvorschlag gerechnet und ausgewiesen, ohne weitere Tätigkeiten.

Nach Verarbeitung des Wareneinganges sind die Produkte und Artikel über Lagerbestand verfügbar. Hier kann die Zuordnung zu den einzelnen Anforderungen analog der Kommissionierung erfolgen, in einem geordneten routinierten Prozess, so dass stets ersichtlich ist, welche Bedarfsmeldung bereits erfüllt, teilerfüllt, noch nicht erfüllt ist. Die Kommunikation zu: “wann bekomme ich meine restliche Lieferung” wird durch diesen geführten Prozess obsolet.

Wir schaffen mit dieser grundsätzlichen Routine, alle Produkte aus dem Wareneingang ins Lager zu verräumen, die Möglichkeit den gesamten Prozess schnellstmöglich zu durchlaufen, keine Rückfragen, Unklarheiten hindern oder verlangsamen die Routine.

Alle Buchungsvorgänge laufen im Hintergrund voll automatisch, so dass stets nachvollziehbar bleibt: wer fordert was an, gibt was frei, erhält aus dem Lager oder bestellt was. Durchlaufzeiten können über Reporting ausgegeben werden und dienen der Basis für Maßnahmen zur Verbesserung der Prozessgeschwindigkeit.

Klarheit schaffen wir zudem bei der Frage, wer hat das Produkt tatsächlich entnommen/verbraucht, also lösen die zeitlich, örtlich und oder personell bestehende Lücke auf, zwischen Bestellung beim Lieferanten und Verbrauchsmoment. Das eröffnet Möglichkeiten Bestandsführung im Lager anders zu gestalten: Inventuren werden weniger zeitaufwändig und Bestandsgrenzen auf Produkten können Bestellvorschläge generieren, die helfen zu verhindern, dass ein Produkt nicht oder nicht ausreichend am Lager befindlich ist. Zudem können wir zentral die Frage beantworten: wann sollten wir welche Produkte verbrauchen, bevor wir ein Mindesthaltbarkeitsdatum überschreiten.

Mitarbeiter und Abteilungen

Über das Organigramm organisieren wir die Abbildung der Struktur von Verantwortlichkeiten für ein zu definierendes Sortiment, das diese Kollegen anfordern dürfen. Im Grundsetup wollen wir, dass der Abteilungsverantwortliche die Anforderung stellt. Sollten Sie hier organisatorisch anders vorgehen wollen, so können Sie alle Mitarbeiter der Abteilung zu Abteilungsverantwortlichen im Sinne der Anforderungen machen. Um zuzuordnen, wer welche Produkt anfordern kann, dient diese Maske.

Wir unterscheiden die Standardgruppe, wenn es beispielsweise nur eine Art der Bedarfsmeldungen geben soll, dann ist diese ausreichend, und gilt im gesamten Unternehmen. Daneben gibt es weitere Gruppen, die individuell benannt und berechtigt werden können auf beliebig viele Mitarbeiter, die wir im Organigramm als solche hinterlegen.

Wählen Sie die entsprechende Organisationseinheit.

Beispiel: Sie möchten, dass das gesamte Unternehmen IT Equipment anfordern soll.

Dann ist die Gruppe eher die Standardgruppe: gesamtes Unternehmen, IT Ausstattung, Organisationseinheit: gesamtes Unternehmen.

Erlaubte Elemente der Gruppe sind die einzelnen Produkte, die über Hinzufügen und Entfernen verwaltet werden.

Dies kann in einer Warengruppe organisiert werden (Vorteil es bedarf keiner Erweiterung, wenn die Warengruppe zusätzliche Produkte zugeordnet erhält, diese laufen automatisch in diese Anforderungsgruppe mit ein)

Wir können Preismodell, interner Preis und eine Interne Marge vergeben (interne Marge dient der Darstellung des Handling Aufwandes) über die Einstellung der Warengruppe erledigen.

Angefordert wird immer das Produkt in der Basiseinheit.

Kostenstellen führen wir am Organigramm, über die Referenzierung des Organigramms in der Organisationseinheit übernehmen wir diese Kostenstellen für die internen Anforderungen.

Dafür legen sie bitte eine Stelle in der Organisation an und fügen sie einen Mitarbeiter zu. Regulär führen wir die Kostenstelle an der Stelle in der Organisation, auch der Mitarbeiter kann eine eigene Kostenstelle führen.

Bitte bedenken Sie bei der Struktur im Organigramm, welche Bereiche von welchen Personen/Nutzern betreut werden sollen.

Kostenstellen: Im Organigramm pflegen, an der Abteilung oder an der Position. Das Organigramm kennt hier die Systematik des Kostenstellensplits, wir nutzen für die Bedarfsmeldung nur den ersten Eintrag, also keinen Kostenstellensplit.

Damit einzelne Mitarbeiter in einer spezifischen Gruppe als Mitglied eingesetzt werden kann, muss der Nutzer zwangsläufig als Kontakt in der Administration angelegt werden.

Gruppen können einer Organisationseinheit (Organigramm) zugeordnet werden, und führen damit die der Organisationsheit hinterlegten Kostenstelle/Kostenträger, sofern die Rolle der Mitglieder dem Gruppenleiter entspricht. Bei der Rolle Mitglied wird die Information aus der Organisationseinheit des einzelnen Benutzers übernommen.

Hinweis: Befindet sich ein Nutzer in mehreren Gruppen, so kann er alle Produkte sehen, für die er in Summe zugelassen ist. Gibt es mehrere Einträge zum gleichen Produkt die Menge und oder Marge regeln, so gilt hier der niedrigste Wert.

Wunschprodukte, die aus der Bedarfsmeldung heraus angelegt werden, werden automatisch in die Standardgruppe übernommen.

Die Nutzung der Bedarfsmeldung hängt am Recht der internen Anforderung, damit verbunden ist aktuell auch die mobile Lagerapplikation, sprich die Menüpunkte Lagerwirtschaft: Kommissionierung und Inventur

Produkte der Standardgruppe

in der Standardgruppe erlauben wir beispielsweise alle Produkte für alle Mitarbeiter, das ermöglichst eine schnelle und einfache Datenhaltung, wenn wir keine Unterscheidung von Gruppen benötigen.

Der Auslieferzustand der Standardgruppe steht auf alle zulassen, in der Übersicht davor finden sich die Einstellungen, die als Option alle sperren ausgibt.

Damit müssen wir einzelne Gruppen anlegen um diese in Portfolio aussteuern zu können.