Personenkonten verwalten

Kreditoren- oder Debitorenkonten anlegen

Scopevisio nutzt eine rollenbasierte Kontaktverwaltung. Debitor und Kreditor sind in diesem Zusammenhang besondere Rollen, die als Basis einen allgemeinen Kontakt haben. Ein Kontakt kann gleichzeitig Debitor und Kreditor sein. Legen Sie einen Debitor oder Kreditor an, legen Sie damit automatisch einen allgemeinen Kontakt an.

Prüfen Sie deswegen, ob bereits ein entsprechender Kontakt vorhanden ist. Dann empfiehlt es sich, dem bestehenden Kontakt über Konvertieren einfach die neue Rolle (Debitor oder Kreditor) zusätzlich zuzuweisen.

Kontrollieren Sie per Scopen, ob der Kontakt bereits besteht. Dies geht natürlich auch über die Kontaktverwaltung. Dort können Sie auch sofort einen neuen Kontakt anlegen.
Bei einem gespeicherten Kontakt wählen Sie dann die Konvertieren-Schaltfläche und ergänzen die gewünschte Rolle. Hier wird für einen Kontakt der bereits Kreditor ist, die Rolle Debitor ergänzt.

Sie können natürlich auch über Stammdaten > Buchhaltung verwalten > Debitorenstamm bzw. Kreditorenstamm gehen. Es öffnet sich eine Übersicht. Unterhalb klicken Sie auf Hinzufügen.

Um während eines anderen Prozesses ein Personenkonto anzulegen, können Sie über die Plus-Fläche in der Menüleiste arbeiten.

Da das Anlegen von Debitoren und Kreditoren weitgehend analog funktioniert, wird hier nur das Formular bzw. die Rolle Kreditor gezeigt.

Zunächst erfassen Sie den Namen der Gesellschaft. Sie können dies in der Rolle Kreditor im GO Gesellschaft oder Sie wechseln kurz in die Rolle Kontakt (Allgemein).
Beim langsamen Ausfüllen des Namens der Gesellschaft werden Ihnen bereits vorhandene Kontakte angezeigt. Tippen Sie mindestens 7 Zeichen erhalten Sie zusätzlich Vorschläge aus dem Creditreform-Wissen.

Personen- und Sammelkonto einstellen

Beim Anlegen (Speichern) eines Debitors oder Kreditors wird das Personenkonto aus dem darunter gewählten Nummernkreis automatisch bestimmt, falls dieser keine manuelle Zuweisung vorsieht.
Falls das Sammelkonto, also das korrespondierende Hauptbuchkonto, in der Regel Forderungen aus Lieferungen und Leistungen bzw. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen nicht befüllt ist, ergänzen Sie dieses noch anhand der Auswahlliste.

Sobald der Datensatz gespeichert wird, wird der Personenkontoname aus dem Gesellschaftsnamen erzeugt, diesen können Sie durchaus editieren. Das Personenkonto kann jetzt bebucht werden.

Haben Sie ein Personenkonto bebucht, können Sie das Sammelkonto nicht mehr ändern. Das gilt auch für den Fall, dass die Buchung storniert wird oder der Saldo des Personenkontos Null ist.

Weitere empfohlene Felder befüllen

Sie haben zusätzlich eine erhebliche Menge an möglichen Feldern, verantwortliche Betreuer, Zahlungsbedingungen, Mahneinstellungen und Bankverbindungen zu hinterlegen.

Wenn Sie weiter nach unten scrollen, können Sie die zum Debitor bzw. Kreditor gehörigen Bewegungsdaten sehen. Dazu zählen Dokumente, Kommentare, Aufgaben, SEPA-Mandatsverwaltung und im Falle von Debitoren auch die Abrechnungsbelege.

Empfehlenswert sind für Kreditoren folgende weitere Felder (Geschäftsobjekt/Feld):

GO Angaben zur Besteuerung > USt-ID Nr. (1)
Beim Speichern wird parallel GO Kreditor Steuer/Währung > Umsatzsteuer-ID befüllt. (2)
Durch die Ust-ID im Stammsatz greifen viele Automatismen (Regelwerk) für Eingangsrechnung.
GO Kreditor > Kundennummer (extern) (3)
Wenn die Kreditor für Sie eine Kundennummer vergibt, können Sie diese hier erfassen und später bei Zahlung mitgeben.
GO Kreditor Zahlungsbedingungen > Zahlungsbedingung (4)
Sie geben beim Buchen die Stammdaten an den offenen Posten weiter, so dass später zum richtigen Zeitpunkt bezahlt wird.
GO Kreditor Zahlungsbedingungen > Zahlungsart (5)
Sie geben beim Buchen die Stammdaten an den offenen Posten weiter, so dass Sie im Zahllauf die offenen Rechnungen mit Einzugsermächtigung ausfiltern können.
GO Bankverbindung (6)
Die Bankverbindung ist unabdingbar für den ausgehenden Zahlungsverkehr. Achten Sie auf einen evtl. abweichenden Kontoinhaber, Stichwort: abgetretene Forderung.