Reportingmappen

Mit Reportingmappen bietet Ihnen Scopevisio ein mächtiges Tool, mit dem Sie zentral auf alle Berichte zugreifen und diese individuell in Mappen zusammenstellen und manuell oder automatisch in frei definierbaren Intervallen erstellen können.

Voraussetzungen

Um die Funktion "Reportingmappen" aufrufen zu können, benötigen Sie zusätzlich zum gebuchten Add-On "Finanzberichte-Generator" die Rechte "Reportingmappen" und "Text-Berichte" im Rechteprofil "Finanzen - alle Rechte".

Reportingmappen Übersicht

Rufen Sie die Reportingmappen unter Finanzen > Berichte > Reportingmappen auf. Ihnen werden im Formular diverse Filtermöglichkeiten (1) angeboten, sowie eine Übersicht über bestehende Reportingmappen (2) und eine Vorschau (3), die Sie über die weiteren Aktionen (4) ausblenden können. Hier finden Sie noch zusätzliche Optionen.

Eine Reportingmappe hinzufügen

Das Detail-Formular

Über den Button "Hinzufügen" gelangen Sie in das Detailformular, in dem Sie die allgemeinen Angaben (1), Ablageort und -art in Teamwork (2), die Formatierung (3) sowie die Benachrichtigungen (4) zu Ihrer neuen Reportingmappe festlegen.

Angaben

Außer der Bezeichnung gibt es keine weiteren Pflichtfelder.

In der Beschreibung können Sie kurz den Inhalt der Reportingmappe aufführen.

Die Kategorie vergeben Sie optional, sie kann später als Filter-Merkmal dienen.

Für den Dateinamen bei Erstellung können Sie zwischen dem Standard- und einem benutzerdefinierten Format wählen. Für letzteres stehen Ihnen eine Reihe von Platzhaltern zur Verfügung.

Die Berechtigung ist systemgemäß auf öffentlich gestellt - unter dem Link Bearbeiten können Sie dies ändern.

Möchten Sie, dass die Reportingmappe regelmäßig und automatisch erstellt wird, wählen Sie das gewünschte Zeitintervall aus.

Möchten Sie ein eigenes Zeitintervall anlegen, so wählen Sie "Intervalle verwalten" aus. Hier können Sie die Intervalle anpassen oder zusätzliche neu anlegen.

Teamwork

Bestimmen Sie einen Ordner, in dem Ihre Reportingmappe abgespeichert wird.

Entscheiden Sie, ob Ihre Reportingmappe versioniert oder bei jeder erneuten Erstellung als einzelnes Dokument gespeichert werden soll.

Formatierung

Hier können Sie einen optionalen Text für Kopf-, Fußzeile und Wasserzeichen mitgeben sowie dessen Positionierung bestimmen. Fertige Kopf- und Fußzeilen stehen zur Auswahl zur Verfügung.

Über die Links können Sie die ausgewählte Kopf- oder Fußzeile über den integrierten Text-Editor bearbeiten.

Mit der Auswahl <Kopf- bzw. Fußzeilen verwalten> können über das Formular für Einstellungen auch neue zusätzliche Kopf- oder Fußzeilen angelegt werden.

Benachrichtigungen

Legen Sie fest, welche(r) Benutzer bei Erstellung der Reportingmappe automatisch per Mail benachrichtigt werden soll(en). Für den Fall, dass die Reportingmappe in einem Teamwork-Ordner abgelegt wird, enthält die Benachrichtigung einen direkten Link dazu.

Inhalt Reportingmappe

Haben Sie Ihre Angaben im Detailformular gemacht, klicken Sie auf den Button "Inhalt bearbeiten" unten rechts. Die Eingaben werden gespeichert und im sich öffnenden Formular bestimmen Sie nun die Zusammensetzung Ihrer Reportingmappe.

In dem zweigeteilten Formular sehen Sie links die Auswahl aller zur Verfügung stehenden Berichte (1), rechts die von Ihnen zusammengestellte Reportingmappe (4).

Da sich die Reportingmappen noch im Aufbau befinden, lohnt es sich, hier immer mal wieder einen Blick hineinzuwerfen. Es kommen ständig weitere Berichtstypen hinzu, wie zum Beispiel die UStVA, Text-Berichte oder auch OPs Debitoren und Kreditoren.

Markieren Sie eine Zeile (2) und fügen Sie sie über den gleichlautenden Button (3) Ihrer Reportingmappe (4) hinzu.

Über den Multi-Button (5) können Sie zentral auf die Stammdaten zurückgreifen und dort grundlegende Änderungen vornehmen.

Über den Multi-Button getätigte Änderungen wirken sich permanent auf die Stammdaten aus, nicht nur temporär auf die von Ihnen zusammengestellte Reportingmappe!

Der rechte Formularteil zeigt den Inhalt Ihrer Reportingmappe. Hier haben Sie bei Auswahl einer Zeile über den kleinen Pfeil rechts (1) die Möglichkeit, die Bezeichnung zu ändern. Diese Namensänderung zeigt sich ausschließlich in der Reportingmappe und wirkt sich nicht auf den Namen des Berichtes in den Stammdaten aus.

Der "Bearbeiten"-Button (2) führt in die Konfiguration des jeweiligen markierten Berichts und lässt Sie dort weitere Anpassungen vornehmen. Diese Änderungen gelten nur innerhalb dieser Reportingmappe und beeinflussen die Stammdaten nicht.

Über den "Entfernen"-Button (3) nehmen Sie den ausgewählten Bericht wieder aus Ihrer Reportingmappe heraus, er bleibt jedoch weiterhin im linken Teil für die Auswahl der Berichte bestehen.

Mithilfe der Pfeiltasten (4) können Sie Ihre Reportingmappe umstrukturieren, indem Sie die Reihenfolge oder Ebene der Berichtszeilen bearbeiten, in der die einzelnen Berichte angezeigt werden sollen. Die Nummerierung der Berichtszeilen im rechten Bereich reagiert nach dem Verschieben einer Zeile sofort.

Sie können der Reportingmappe auch ein Inhaltsverzeichnis an gewünschter Stelle hinzufügen, in diesem Fall können Sie mit dem „Bearbeiten“-Button die Formatierung bezüglich Nummerierung festlegen. Im Inhaltsverzeichnis sehen Sie nach Erstellung die Inhaltsangabe mit Nummerierung und die Beginn-Seite der einzelnen Berichte.

Speichern Sie Ihre Reportingmappe (5), um einen eventuellen Zwischenstand zu sichern, zu dem Sie auch ohne Erstellen der Reportingmappe zurückkehren können. Über den kleinen Pfeil gelangen Sie in das vorhergehende Formular, ein weiterer Klick auf den kleinen Linkspfeil bringt Sie zurück zur Übersicht.

Klicken Sie auf den "Erstellen"-Button (6), um Ihre Reportingmappe zu erzeugen. Sie können dies aber auch zu einem späteren Zeitpunkt aus der Übersicht heraus mit dem gleichlautenden Button tun.

Im sich öffnenden Formular bestimmen Sie zunächst das Datum der Bezugsperiode (1) (Standardvorgabe ist hier das Tagesdatum). Dieses legt in Zusammenhang mit den in den einzelnen Berichten festgelegten relativen Perioden (zB aktuelles Berichtsjahr) den in der Reportingmappe auszuwertenden Zeitraum fest.

Bestimmen Sie dann den Ablageort (2). Wählen Sie, ob Sie Ihre Reportingmappe lokal, in dem zuvor festgelegten Teamwork-Ordner speichern oder sie direkt per Email versenden möchten.

Mit Klick auf den "Erstellen"-Button (3) gelangen Sie je nach Wahl des Ablageortes in unterschiedliche Formulare, wo Sie weitere Bearbeitungsmöglichkeiten haben.

Das Erstellen wird

bei der lokalen Ablage mit dem "Speichern"-Befehl,
bei Wahl von Teamwork mit dem "Teamwork Upload"-Button und
beim Versand per Email mit dem "Versenden"-Button ausgelöst.

In unserem Beispiel wird die erstellte Reportingmappe mit Klick auf "Teamwork Upload" in Teamwork hochgeladen.

Eine Abfrage zum Versionierungsverhalten erscheint, die Sie entsprechend Ihrer Vorgaben bestätigen müssen.

Scopevisio benachrichtigt Sie über den erfolgreichen Upload Ihrer Reportingmappe.

Die Übersicht der Reportingmappen wird angezeigt. Die Reportingmappe der markierten Zeile (1) und die optional einblendbare Vorschau (2) kann hier eingesehen werden.

Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten finden Sie in den Buttons mit sprechenden Bezeichnungen (3).

In dem von Ihnen festgelegten Teamwork-Ordner finden Sie die PDF-Ausgabe der soeben angelegten Reportingmappe.