Sachliche Prüfung und Zahlungsfreigabe (Hauptprüfung)

Die sachliche Prüfung

Der Prüfer

Der Mitarbeiter,  der gemäß des definierten Freigabeprozesses dafür eingesetzt ist, ist der Prüfer. Hierbei kann es sich auch um mehrere Mitarbeiter handeln, die je nach Prozess optional füreinander oder nacheinander die Prüfung vornehmen.

Der Inhalt der sachlichen Prüfung

Der sachliche Prüfer achtet in erster Linie darauf, dass die Rechnung inhaltlich stimmt; z.B.:

• Wurde die Ware geliefert/die Leistung erbracht?

• Waren Ware/Leistung in Ordnung?

• Entspricht die Rechnung seiner Bestellung?

• Wurde der vereinbarte Preis evtl. mit Rabatt-, Skontokonditionen in Rechnung gestellt?

Kommt der sachliche Prüfer zu dem Ergebnis, dass die Rechnung korrekt ist, folgt die im Prozess festgelegte nächste Stufe und die Verantwortlichkeit geht auf den nächsten Prüfer über.

Negative Prüfungsergebnisse der sachlichen Prüfung

Gibt es Beanstandungen, müssen diese vom aktuell Verantwortlichen geklärt werden. Durch „Ablehnen“ hält dieser zunächst den Freigabeprozess an. Beanstandungen können in folgende Kategorien eingeteilt werden, die über eine Auswahlliste als Begründung gewählt werden können:

1. Inhaltliche Mängel, Differenz zwischen Bestellung und Lieferung/Leistung
   (z.B. abweichende Menge, abweichendes Material/Form/Farbe, abweichende Maße/Einheiten, abweichender Preis)

2. Fehlende Anlagen (z.B. Lieferschein, Leistungsnachweis, Vertrag)

3. Lieferung/Leistung ist (noch) unvollständig

4. Retouren (Ware zurückgeschickt)

5. Rechnungsdetails sind in Klärung

6. Rechnung ist substanzlos, weil
   - der Auftrag storniert wurde
   - das Unternehmen die Ware/Leistung nicht erhalten hat

7. Rechnung wurde dem falschen Freigabeprozess/Sachbearbeiter zugeordnet

8. Frage an den Vorprüfer.

Was passiert, wenn …

Für die Verfahrensdokumentation legen Sie nun die weiteren Schritte fest, die nach Feststellung einer sachlichen Beanstandung durch den jeweiligen Prüfer zu unternehmen sind. Scopevisio bietet dazu drei Aktionstypen, die nach Ablehnen einer Freigabe ausgewählt und mit einer Begründung versehen werden müssen.

• Rechnung zurückstellen bedeutet:
  Die Rechnung kann vorübergehend nicht abschließend geprüft werden. Die Verantwortlichkeit verbleibt bis zur endgültigen Prüfung beim sachlichen Prüfer.

• Rechnung abweisen bedeutet:
  Die Rechnung ist substanzlos. Der Freigabeprozess wird komplett zurückgesetzt und die Verantwortlichkeit auf den Rebu-Verantwortlichen übertragen. Dieser kann sie nach Prüfen der Begründung (Vier-Augen-Prinzip) ausblenden oder in einen anderen Freigabeprozess geben.

• Rechnung zurückgeben bedeutet:
  Die Rechnung wird an den Vorprüfer im Freigabeprozess zurückgegeben.

Aktionstyp: Rechnung zurückstellen

Aktionstyp: Rechnung abweisen

Durch das Abweisen wird der Freigabeprozess komplett zurückgesetzt. Die Verantwortlichkeit liegt wieder beim Erfasser.

Aktionstyp: Es wird keine Aktion gewählt

Sonderfall richtiger Prozess, aber abweichender Prüfer:

Aktionstyp: Rechnung zurückgeben

Die Zahlungsfreigabe

Der Prüfer, der die Zahlung freigibt

Ist die sachliche Prüfung erfolgt, so wird sie automatisch an den Mitarbeiter weitergeleitet, der laut dem angestoßenen Freigabeprozess für die Zahlungsfreigabe zuständig ist. Neben dem Erteilen der Zahlungsfreigabe kann auch hier der Prüfer noch in den Prüfungsprozess eingreifen.

Negative Prüfungsergebnisse Zahlungsfreigabe

Ablehnungsgründe können sein:

1. Die Rechnung soll nicht gezahlt werden

2. Die Zahlung wird temporär ausgesetzt

3. Der Sachverhalt der Rechnung ist vor der Zahlungsfreigabe erklärungsbedürftig

4. Die Rechnung ist substanzlos

5. Die Rechnung wurde dem falschen Freigabeprozess/Verantwortlichen zugeordnet

Was passiert, wenn …

Analog zur sachlichen Prüfung legen Sie nun für die Verfahrensdokumentation die weiteren Schritte fest, die nach Feststellung einer Beanstandung durch den Prüfer zu unternehmen sind. Scopevisio bietet dazu folgende Aktionstypen, die mit einer Begründung versehen werden müssen.

• Zahlung sperren bedeutet:
  Die sachliche Richtigkeit der Rechnung wird nicht in Frage gestellt. Dennoch soll keine Zahlung erfolgen. Die Angabe einer Sperrbegründung ist zwingend notwendig. Der Freigabeprozess endet an dieser Stelle ohne Zahlungsfreigabe; die Rechnung kann vom Rebu-Verantwortlichen ausgeblendet werden.

• Zahlung zurückstellen bedeutet:
  Die Rechnung wird vorübergehend nicht gezahlt. Die Verantwortlichkeit verbleibt bis zur Zahlungsfreigabe beim Zahlungsverantwortlichen in der aktuellen Prozessstufe.

• Rechnung abweisen bedeutet:
  Die sachliche Richtigkeit der Rechnung wird komplett in Frage gestellt oder der derzeit gesetzte Verantwortliche hat keine Befugnis, die Rechnung zur Zahlung freizugeben. Wie bei der sachlichen Prüfung wird der Freigabeprozess komplett zurückgesetzt, die Verantwortlichkeit wird an den Rebu-Verantwortlichen zurückgegeben. Dieser kann sich den Vorgang anschauen, die Rechnung ausblendenden oder einem anderen Prozess zuordnen.

• Rechnung zurückgeben bedeutet:
  Es bestehen Unklarheiten, die vom Vorprüfer zu klären sind. Die Rechnung wird an ihn zurückgegeben.

Aktionstyp: Zahlung sperren

Aktionstyp: Zahlung zurückstellen

Aktionstyp: Rechnung zurückgeben

Aktionstyp: Rechnung abweisen

Aktionstyp: Es wird keine Aktion gewählt.

Sonderfall richtiger Prozess, aber abweichender Prüfer:

Der Abschluss des Rechnungseingangsprozesses

Zuständig: Der Erfasser

Zusammenfassend endet der Rechnungseingangsprozess

• Mit der Zahlungsfreigabe

• Mit einer Zahlungssperre

• Mit dem Abweisen einer Rechnung, wenn die Rechnung von einem der Prüfenden als substanzlos eingestuft wurde.

In allen drei Fällen gilt der Prüfungsprozess als abgeschlossen und die Rechnung kann vom Rebu-Verantwortlichen ausgeblendet werden.

Die Überwachung des Prozesses

Zuständig: Der Erfasser

Es gibt zahlreiche Gründe, aus denen der Freigabeprozess ins Stocken geraten kann. Bevor Sie durch Mahnungen erst darauf aufmerksam gemacht werden, sollten Sie die laufenden Prozesse regelmäßig kontrollieren.

Arbeitslisten einrichten

Richten Sie sich Arbeitslisten als Überwachungshilfe ein.

Stichpunkte dazu: Listen nach Verantwortlichkeit anlegen, Spalte „Letzte Änderung“ mit anzeigen

• Liste: Zuständigkeit Erfasser
  Rechnungen abgewiesen
  Lösung: nach erneuter Kontrolle des Vorgangs ausblenden (archivieren)

• Liste: Zuständigkeit bei Prüfer (Schläferliste)
  Rechnungen unbearbeitet, zurückgestellt und wird geprüft
  Lösung: wenn sich x Tage nichts getan hat, „benachrichtigen“

Listen müssen für Prüfungsstatus und Freigabestatus getrennt gemacht werden.

Zur groben Vorfilterung dient ein Klick auf die Freigabetypen.