Offene Posten ausziffern

Was ist Ausziffern?

„Ausziffern“ bedeutet, offene Posten gegeneinander auszugleichen. Dabei werden Rechnungen und Zahlung bzw. Korrekturrechnungen (Gutschriften) einander zugeordnet. Die verbleibenden offenen Posten bilden dann die Grundlage weiterer Arbeitsschritte, z.B. von Mahnungen (Debitoren) der Zahlläufen (Kreditoren).

Manchmal heben sich Forderungen und Verbindlichkeiten komplett auf , wobei auch mehrere Rechnungen einem Zahlungseingang oder umgekehrt zugeordnet werden können. Verbleibt auf einer Seite ein Restbetrag spricht man von einer „Teilauszifferung“.

Ausziffern von Debitoren und Kreditoren können Sie beim Stapelbuchen und im Banking, wenn Sie ein Personenkonto ansprechen. Nach einer Buchung kann die Auszifferung in den Offenen-Posten-Listen und in der Sachkontenabstimmung (für Sachkontenbuchungen) erfolgen oder auch aufgehoben werden.

Auszifferungsstatus am Posten erkennen

Über das Icon an jedem Posten kann der Status visuell abgelesen werden.

Auszifferungshistorie anzeigen

Wenn Sie die Maus über das Status-Icon ziehen, werden Details zu dem Posten und evtl. bereits vorgenommene Auszifferungen eingeblendet.

Auszifferungsdetails eines Postens

Klicken Sie auf das Auszifferungssymbol oder auf den Button Details, um die Informationen zur Auszifferung in einem eigenen Formular zu sehen.

Direkt ausziffern - vollständig oder teilweise

Nutzen Sie die Funktion Direkt ausziffern, wenn sich eine Rechnung und eine Zahlung ausgleichen.

Zwei oder mehr Posten mit STRG+Klick markieren
Unten links können Sie die Summe der Selektion kontrollieren.
Direkt ausziffern.

Sobald Sie den Button Direkt ausziffern geklickt haben, ändern sich die Restbeträge der Posten, die Posten mit Restbetrag null werden je nach Einstellung des Feldes Status ausgeblendet.
War die Summe der Selektion nicht null, kommt es zu einer Teilauszifferung.

Seitenübergreifend ausziffern

Posten, die auf zwei verschiedenen Seiten angezeigt werden, können derzeit nicht gegeneinander ausgeziffert werden. Diese Beschränkung kann man wie folgt umgehen:

Sie heben die Gruppierung auf und sortieren nach der Spalte Offener Betrag, um gleiche Beträge benachbart anzuzeigen. Eine Sortierung nach Absolutbetrag ist möglich.
Über Weitere Aktionen (drei Punkte, oben rechts in der Ecke) lassen Sie mehr Zeilen pro Seite anzeigen.
Das Maximum liegt aktuell (Stand: 2024) bei 1.000 scrollbaren Zeilen.
Sie verwenden Ausziffern (siehe weiter unten).

Schnellauszifferung über Tastaturkürzel

Noch schneller können Sie Ihre offenen Posten ausziffern, indem Sie sie in der Offene-Posten-Tabelle mit der Leertaste markieren:

Markieren Sie den ersten offenen Posten und drücken Sie die Leertaste.
Wählen Sie über die Pfeiltasten den nächsten Posten aus und drücken Sie erneut die Leertaste.

Die Posten verschwinden aus der Liste oder werden mit einem grünen Haken als ausgeziffert markiert.

Auszifferung aufheben

Wenn bei der Auszifferung ein Fehler unterlaufen ist, können Sie die entsprechende Zeile markieren und anschließend auf Auszifferung aufheben klicken. Auf diese Weise lassen sich fehlerhafte Zuordnungen rückgängig machen.

Das Formular Ausziffern

Gelegentlich müssen Sie den Zahlbetrag manuell (z. B. nach Vorgabe des Zahlenden) auf die entsprechenden Rechnungen verteilen. In diesem Fall klicken Sie auf den Posten, den Sie aufteilen möchten (hier die Zahlung), und wählen den Button Ausziffern.

Nun klicken Sie auf Hinzufügen, um die Gegenpositionen auszuwählen. Sie können durch Eingabe in der Auswahlhilfe gezielt nach einer Rechnungsnummer oder einem Buchungstext suchen. Über das Feld Auszifferungsbetrag können Sie exakt den Betrag bestimmen, den Sie dem gewählten OP zuordnen wollen. Der Restbetrag des offenen Postens passt sich automatisch an.

Nun können Sie weitere Gegenpositionen wählen, indem Sie erneut auf Hinzufügen klicken.
Posten, die falsch zugeordnet wurden, markieren Sie und klicken anschließend auf Entfernen.
Vergessen Sie nicht, die Auszifferung zu speichern (über STRG+S oder das Diskettensymbol).