Offene Posten ausziffern

Was ist Ausziffern?

„Ausziffern“ bedeutet, offene Posten gegeneinander auszugleichen. Dabei werden Rechnungen und Zahlung bzw. Korrekturrechnungen (Gutschriften) einander zugeordnet. Die verbleibenden offenen Posten bilden dann die Grundlage weiterer Arbeitsschritte, z.B. von Mahnungen (Debitoren) der Zahlläufen (Kreditoren).

Manchmal heben sich Forderungen und Verbindlichkeiten komplett auf , wobei auch mehrere Rechnungen einem Zahlungseingang oder umgekehrt zugeordnet werden können. Verbleibt auf einer Seite ein Restbetrag spricht man von einer „Teilauszifferung“.

Ausziffern von Debitoren und Kreditoren können Sie beim Stapelbuchen und im Banking, wenn Sie ein Personenkonto ansprechen. Nach einer Buchung kann die Auszifferung in den Offenen-Posten-Listen und in der Sachkontenabstimmung (für Sachkontenbuchungen) erfolgen oder auch aufgehoben werden.

Auszifferungsstatus am Posten erkennen

Über das Icon an jedem Posten kann der Status visuell abgelesen werden.

Auszifferungshistorie anzeigen

Wenn Sie die Maus über das Status-Icon ziehen, werden Details zu dem Posten und evtl. bereits vorgenommene Auszifferungen eingeblendet.

Auszifferungsdetails eines Postens

Klicken Sie auf das Auszifferungssymbol oder auf den Button Details, um die Informationen zur Auszifferung in einem eigenen Formular zu sehen.

Buttonfunktionen der Offenen-Posten Liste

Am unteren Rand der Liste stehe Ihnen verschiedene Button zur Verfügung.

Ausziffern: es muss eine Zeile markiert sein.
Die Funktion erlaubt es Zahlbetrag manuell (z. B. nach Vorgabe des Zahlenden) auf mehrere Rechnungen zu verteilen. Markieren Sie den Posten, den Sie aufteilen möchten (hier die Zahlung), und klicken den Button.

Über Hinzufügen können Sie die Gegenpositionen auszuwählen. Sie können durch Eingabe in der Auswahlhilfe gezielt nach einer Rechnungsnummer oder einem Buchungstext suchen. Über das Feld Auszifferungsbetrag können Sie exakt den Betrag bestimmen, den Sie dem gewählten OP zuordnen wollen. Der Restbetrag des offenen Postens passt sich automatisch an.

Posten, die falsch zugeordnet wurden, markieren Sie und klicken anschließend auf Entfernen.
Vergessen Sie nicht, die Auszifferung zu speichern (über STRG+S oder das Diskettensymbol).

Details: es muss genau ein Posten (am besten komplett oder teilausgeziffert) markiert sein.
Die Funktion ist eine Anzeige der Posten mit Auszifferungen, im Gegensatz zum Ausziffern sind die Posen aber mit Ihren Buchungszeilen zu sehen (mehrzeilige Darstellung).

Direkt ausziffern: es muss mindestens ein Soll- und ein Haben-Posten markiert sein.
Dies ist die einfachste Art zwei oder mehr Posten auszugleichen.

Zwei oder mehr Posten mit STRG+Linksklick (Multi-select) markieren
Unten links können Sie den Saldo der Selektion kontrollieren.
Den Button klicken.

Sobald Sie den Button Direkt ausziffern geklickt haben, ändern sich die Restbeträge der Posten, die Posten mit Restbetrag null werden je nach Einstellung des Feldes Status ausgeblendet. Bei Posten mit Restbetrag ungleich null kommt es zu einer Teilauszifferung.

Auszifferung aufheben macht die fehlerhafte Zuordnungen der markierten Zeile rückgängig.

Skonto buchen: Es ist bei den Debitoren genau eine Zeile mit einem Forderungs-OP markiert (bei Kreditoren Verbindlichkeits-OP).
Mehr dazu unter Skonto und Toleranz.

Toleranz buchen: Es ist genau eine Zeile mit einem OP markiert, die Seite des Saldos ist unerheblich.
Mehr dazu unter Skonto und Toleranz.

Manuell ausbuchen: Es ist genau eine Zeile mit einem OP markiert, die Seite des Saldos ist unerheblich.
Mehr dazu unter Skonto und Toleranz.

OP-Betrag umbuchen: Es ist genau eine Zeile mit einem OP markiert, die Seite des Saldos ist unerheblich.
Sie müssen zunächst unter Administration > Gesellschaft verwalten > Buchungseinstellungen ein Verrechnungskonto (Kontoart Aktiv/Passiv) festlegen.

Danach können Sie über die Schalterstellung OP-Betrag umbuchen den OP-Betrag des markierten Postens auf ein anderes Personenkonto umbuchen. Der Originalposten wird ausgeziffert.

Verwenden Sie dies nicht, um Rechnungen umzubuchen, da alle relevanten OP-Attribute wie Steuer, Fälligkeit, Kontierung oder Dimensionen nicht umgebucht werden. Benutzen Sie für eine falsch gebuchte Rechnung die Korrektur-Funktion!

Über die Schalterstellung Saldo umbuchen können Sie den Saldo als Gesamtwert auf ein anderes Personenkonto umbuchen. Alle Posten des originalen Kontos werden mit der Umbuchung ausgeziffert.

Seitenübergreifend ausziffern

Posten, die auf zwei verschiedenen Seiten angezeigt werden, können nicht ausgeziffert werden. Diese Beschränkung kann man wie folgt umgehen:

Sie heben die Gruppierung auf und sortieren nach der Spalte Offener Betrag, um gleiche Beträge benachbart anzuzeigen. Eine Sortierung nach Absolutbetrag ist möglich.
Über Weitere Aktionen (drei Punkte, oben rechts in der Ecke) lassen Sie mehr Zeilen pro Seite anzeigen. Das Maximum liegt aktuell (Stand: 2025) bei 1.000 scrollbaren Zeilen.
Sie verwenden Ausziffern (siehe oben).

Schnellauszifferung über Tastaturkürzel

Noch schneller können Sie Ihre offenen Posten ausziffern, indem Sie die Leertaste (Space) nutzen:

Markieren Sie den ersten offenen Posten und drücken Sie die Leertaste.
Navigieren Sie über die Pfeiltasten (Cursor) zum passenden Gegenstück und drücken Sie erneut die Leertaste. Die beiden Posten werden miteinander ausgeziffert .

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