Kampagnen

Das Scopevisio Kampagnenmanagement unterstützt Sie bei Massenaussendungen, z. B. von Newslettern, per E-Mail oder Brief an Ihre Kontakte. Sie können die Daten aller gespeicherten Kontakte gezielt nach den Informationen filtern, die Sie im Kontaktmanagement hinterlegt haben. Auf diese Weise erstellen Sie eine Zielgruppe.

In Scopevisio haben Sie die Möglichkeit, Kampagnen als E-Mail (auch mit Anhang) zu versenden oder PDFs zu generieren und ausdrucken zu lassen.

Diese PDFs können, ähnlich wie Abrechnungsbelege, mithilfe von Platzhaltern individualisiert werden. Neben den individuellen Anreden und Adressen der Empfänger können Sie auch Inhalt und Eigenschaften der Kopf-, -Absender- und Fußzeilen, Schriftart und -größe sowie die Position Ihres Firmenlogos festlegen, Tabellen und Textblöcke hinzufügen und Platzhalter in die Dokumente einfügen. Die dazu verwendeten Platzhalter werden bei der Ausgabe der Belege automatisch durch die entsprechenden Daten ersetzt, z. B. Kundenname und Adresse sowie individualisierte Textbausteine, die in Ihrer Kundendatenbank gepflegt werden. Wir empfehlen, die Dokumentenlayouts mit OpenOffice zu erstellen und zu bearbeiten.

Scopevisio-Standarddokumentenlayout anpassen

Scopevisio liefert Ihnen eine Reihe von Standarddokumentenlayouts, die Sie einfach an Ihre eigenen Anforderungen anpassen können.

Öffnen Sie im Menü Global > Stammdaten > Dokumente und Layout und wählen Sie Beleglayout individuell erstellen.
Im folgenden Fenster können Sie das Layout, das Sie anpassen möchten, auswählen und auf Ihrem PC speichern.
Dann öffnen Sie das Layout in OpenOffice.

Platzhalter in das Dokumentenlayout einfügen

Platzhalter sind Felder, die durch die Informationen ersetzt werden, die Sie im Scopevisio Kontaktmanagement gespeichert haben. In dem Layout werden diese durch geschweifte Klammern { } gekennzeichnet.

Die Dokumentenlayouts für Kampagnen können Sie genau so erstellen, wie die Layouts für Abrechnungsbelege. Ein Anleitung finden Sie hier.

Kampagne einrichten

Wählen Sie im Menü Vertrieb > Kampagnen. Es öffnet sich eine Tabelle mit einer Übersicht über alle bisher erstellen Kampagnen.

Mit Hinzufügen gelangen Sie in das Formular, um eine neue Kampagne zu erstellen.

Tipp: Wenn Sie in der Vergangenheit bereits eine ähnliche Kampagne durchgeführt haben, können Sie diese in der Liste der Kampagnen markieren und darunter auf den Button Duplizieren klicken. Damit übernehmen Sie sämtliche Einstellungen der früheren Kampagne und müssen nur noch Einzelheiten anpassen. Im Folgenden wird die Einrichtung einer ganz neuen Kampagne beschrieben.

Je nach der Ausrichtung Ihrer Kampagne können Sie unterschiedliche Kriterien einblenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle klicken und Geschäftsobjekte ein- und ausblenden wählen. In die verbliebenen Felder tragen Sie die Kriterien ein, die die Empfänger der Kampagne charakterisieren. Die Auswahlhilfen in den einzelnen Feldern helfen Ihnen dabei.

Tipp: Wenn Sie Auswahllisten ändern möchten, können Sie das über Menü > Systemadministration > System > Auswahllisten verwalten tun.

Achten Sie darauf, die Kampagnen-Treffer-Güte richtig einzustellen! Die Voreinstellung lautet Mindestens ein Kriterium trifft zu, aber häufig sind mehrere oder alle Kriterien wichtig.

Sie können auch nach benutzerdefinierten Feldern filtern. Hier müssen Sie jedoch den Inhalt des Feldes exakt so eintippen, wie er hinterlegt ist auch unter Beachtung der Groß- und Kleinschreibung. Sonst erkennt Scopevisio einen gefundenen Treffer nicht.

Empfängerkreis ermitteln

Geben Sie an, welche Personen angeschrieben werden sollen. Dies können Sie anhand der Kriterien in den einzelnen Geschäftsobjekte und/oder über das Feld Personen angeben im Kampagnenprofil tun.

Ein Klick auf das Filtersymbol im Feld Personen ausgeben öffnet eine Auswahlliste, in der Sie die Empfänger der Kampagne auswählen können.

Verteiler erstellen

Anschließend wählen Sie im Formular die gewünschten Kriterien aus. Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben, klicken Sie bitte links oben, unter dem Kampagnenprofil, auf den Link Berechnen. Scopevisio filtert jetzt die von Ihnen gewünschten Kontakte heraus und zeigt die Anzahl der gefundenen Kontakte an.

Hinweis: Die Tabelle wird bei weiteren Änderungen nicht automatisch aktualisiert. Wenn Sie erneut Änderungen an den Filtern vornehmen, berechnen Sie die Tabelle über den Link Berechnen.

Unterhalb des Eingabeformulars Kampagne werden die gefundenen Kontakte tabellarisch angezeigt.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf und im Kontextmenü auf Spaltenauswahl, um nur die von Ihnen gewünschten Spalten anzeigen zu lassen.

Empfänger entfernen

Möchten Sie einzelne Empfänger aus der Kampagne herausnehmen?

In diesem Fall können Sie in der Empfängerliste rechts neben einer Datenzeile auf ein kleines Minuszeichen klicken, um die Zeile und damit den Datensatz des Empfängers für dieses Mal aus der Kampagne zu entfernen.

Falls der Empfänger auch in Zukunft nicht mehr angeschrieben werden soll, öffnen Sie bitte den Kontakt.

Hier können Sie im Geschäftsobjekt Kommunikation das Feld Abgemeldet von Kampagnen auf Ja umstellen.

Dies hat zur Folge, dass der betreffende Kontakt in Zukunft nicht mehr angeschrieben wird.

Empfänger hinzufügen

Möchten Sie einen weiteren Empfänger hinzufügen, dann klicken Sie unterhalb der Empfängertabelle auf Weitere hinzufügen, suchen die gewünschten Kontakte aus und klicken auf Zuweisen.

Liste erstellen

Sie können sich die Daten der gewählten Kontakte in verschiedenen Formaten (pdf, csv, doc) ausgeben lassen. Wenn Sie in die Empfängertabelle klicken, ohne eine Datenzeile zu markieren, dann erscheint ein Kontextmenü, in dem Sie den Eintrag Direkt-Exportieren finden. Hiermit können Sie die Kontakttabelle z. B. in Excel exportieren.

Massen-Lead-Generierung

Im Geschäftsobjekt Kampagne befindet sich das Feld Lead Generierung mit Ja/Nein-Auswahl. Wenn Sie hier Ja einstellen und die Eingabe speichern, erscheint unterhalb der Zielgruppe der Button Leads generieren. Nun können Sie unter dem Punkt Lead Potenzial > Vorlage hinzufügen ein Standard-Potenzial vorbereiten, das jeweils den so erstellten neuen Leads zugewiesen wird.

Mit dieser Einstellung werden sämtliche in der Zielgruppe aufgeführten Kontakte als Leads gekennzeichnet.

Serienbrief Kampagne erstellen

Wenn Sie eine Kampagne erstellt und die Zielgruppe selektiert haben, finden Sie unterhalb der Zielgruppen-Liste unter anderem die Möglichkeit vor, die Kampagne als Serienbrief im PDF-Format zu generieren.

Klicken Sie auf den Button Serienbrief.

Im nächsten Formular, Kampagnen PDF Export, können Sie auf ODT-Datei auswählen und anhängen klicken. In diesem Fall gelangen Sie zu den bereits in Scopevisio gespeicherten (Standard-) Layouts.

Oder Sie klicken auf den Upload-Button links daneben. Das öffnet Ihren Datei-Explorer und Sie können ein Anschreiben von Ihrer Festplatte hochladen.

Mit dem Button Test PDFs erzeugen unten rechts können Sie prüfen, ob das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht.

Hinweis: Der PDF-Export kann bei mehreren Hundert Schreiben eine Weile dauern.

Die PDF-Datei mit den Anschreiben wird unter dem von Ihnen vergebenen Namen und Speicherort auf Ihrem Computer gespeichert. Sie müssen sie nur noch öffnen und ausdrucken.

Nach dem Versand der Kampagne sollten Sie diese als Exportiert kennzeichnen, damit sie gesperrt wird und nicht versehentlich erneut versendet werden kann.

E-Mail-Kampagne versenden

Scrollen Sie in Ihrer endgültigen Verteilerliste auf dem Formular Kampagne ganz nach unten. Dort finden Sie eine Reihe von Buttons, unter anderem E-Mail. Klicken Sie darauf.

Nun öffnet sich ein E-Mail Versand-Formular für E-Mail-Kampagnen.

Hinweis: Als Anhang können Sie sowohl alle Arten von Dateien als auch ein nachbearbeitetes odt-Layout wählen. Platzhalter in dem Layout werden automatisch kontaktspezifisch ausgefüllt und die Datei erreicht den Empfänger als PDF.

Die E-Mail Adressen Ihrer gewählten Kontakte werden automatisch aus dem Kontaktmanagement entnommen.
Über die Felder Von (Name) und Von (E-Mail) können Sie definieren, welche Absenderdaten dem Empfänger angezeigt werden. So können Sie z. B. einen Absender wie info@gesellschaft.com angeben. Der Empfänger der Antwort kann dabei vom Absender der Kampagne abweichen. Geben Sie die Empfängeradresse in dem Feld Antwort an ein.
Vergeben Sie einen Betreff für die E-Mail. Es können keine Platzhalter in den Betreff eingefügt werden.
Bestimmen Sie den Text für Ihre E-Mail. Hier können Sie beliebig viele Platzhalter hinzufügen, die kundenspezifisch ausgefüllt werden.
Wählen Sie Ihre Anhänge. Platzhalter werden automatisch ausgefüllt und die odt-Datei wird in ein PDF umgewandelt. Weitere Informationen unter Beleglayouts.
Sie können sich selbst an Ihre eigene E-Mail Adresse eine oder mehrere Test-E-Mails senden. Diese werden Ihnen so angezeigt, wie Ihre Kunden die E-Mail erhalten. Klicken Sie auf Test-E-Mail versenden, wählen Sie aus der folgenden Tabelle die Kunden deren Kampagnen-E-Mail Sie testen möchten und klicken Sie auf Test-E-Mail(s) versenden. Sie erhalten die E-Mail an die von Ihnen bei Scopevisio hinterlegte Benutzer-E-Mail-Adresse.
Klicken Sie auf Kampagne versenden um die E-Mail endgültig an Ihre Kunden zu versenden.

Alle anderen Angaben können Sie aus hinterlegten Textbausteinen ausfüllen: Klicken Sie unterhalb des E-Mail-Formulars auf den Link Textbaustein auswählen, um den passenden Baustein für Ihre E-Mail zu suchen. Sie gelangen damit in die Textbausteinübersicht, in der viele Bausteine bereits vordefiniert sind. Sie müssen sie nur noch anklicken und Hinzufügen.

Tipp: Fügen Sie den Platzhalter $Abmeldelink an das Ende Ihres Textes an. Der Empfänger erhält dann den Link: Bitte klicken Sie hier, um sich aus dem E-Mail Verteiler auszutragen. Ob sich ein Kontakt aus dem Newsletter ausgetragen hat, sehen Sie im Kontaktmanagement im Geschäftsobjekt Kommunikation im Datenfeld Abgemeldet von Kampagnen. Dieser Kontakt wird in zukünftigen Kampagnen nicht mehr berücksichtigt. Siehe auch E-Mail-Nachverfolgung, Logo und Abmelde-Link

CleverReach Kampagne generieren

Klicken Sie in einer Kampagne auf den Button CleverReach, um die Kontaktdaten der Zielgruppe zu CleverReach zu exportieren.

Haben Sie Ihren CleverReach Account noch nicht mit Scopevisio verknüpft, öffnet sich eine Benachrichtigung. Über den Link Konto in der Benachrichtigung können Sie die nötigen Einstellungen vornehmen.

Klicken Sie auf den Link, um die CleverReach Einstellungen zu öffnen.

Den eindeutigen API Key erzeugen Sie in Ihren CleverReach Account-Einstellungen.

Bitte beachten Sie, dass Sie nur die veraltete SOAP API nutzen können.

Die REST API steht Ihnen leider nicht zur Verfügung.

Um den API Key zu erzeugen, gehen Sie in ihren CleverReach Account auf Ihre Einstellungen und wählen unter Extras SOAP API aus.

Klicken Sie oben rechts auf API Key erstellen.

Es öffnet sich das folgende Fenster, in dem Sie einen Verwendungszweck angeben und Speichern klicken.

Nun haben Sie einen API Key erstellt, den Sie kopieren und in den CleverReach-Einstellungen in der Scopevisio Anwendung einfügen. Vergessen Sie nicht zu speichern.

Export zu CleverReach

Speichern Sie Ihre Angaben und klicken Sie auf den Zurück-Pfeil, um sich erneut die Kampagne anzeigen zu lassen. Nun können Sie die Daten nach CleverReach exportieren.

Im Feld Segmentierungsmerkmal können Sie ein eindeutiges Merkmal für diese Kampagne hinterlegen, z.B. „test“. Anhand dieses Merkmals können Sie innerhalb der Gruppe ein Segment in CleverReach bilden.

Sie können die Daten in CleverReach in eine bestehende Gruppe exportieren oder eine neue Gruppe erstellen.

Kampagne in Scopevisio abschließen

Nach dem Export der Dateien kann diese Kampagne als exportiert markiert werden. Somit kann der Inhalt dieser Kampagne zwar noch eingesehen, aber nicht mehr bearbeitet werden.