Kassenübersicht

Scopevisio enthält ein Kassenbuch, mit dem Sie GoBD-konform arbeiten können und die typische Bürohandkasse oder Veranstaltungsbarkasse abbilden. Mit den Apps KASSE2GO und BELEGE2GO steht diese auch mobilen Nutzern zur Verfügung.

Grundlegendes zu den Kassen

Die Kassenfunktion umfasst ein oder mehrere Kassenbücher und die Übergabe aller Daten an die integrierte Finanzbuchhaltung oder einen Export per Datev-Schnittstelle. Das Kassenbuch wiederum besteht aus einzelnen Kassenblättern. Pro Kasse gibt es immer nur ein offenes, editierbares Kassenblatt.
Wird ein Kassenblatt geschlossen, können die Daten dieses Kassenblatts in der Finanzbuchhaltung übernommen, geprüft und gebucht werden.

Wählen Sie zunächst Finanzen > Kassen > Kassenübersicht.

In der Übersicht erkennen Sie alle Kassen, für die Sie berechtigt sind. Hierbei ist es unerheblich, ob Sie die “Zentral-” oder “Nebenkasse” abbilden (Bsp. 1 + 2), machbar ist auch eine spezielle Kasse für eine Veranstaltung (Bsp. 3). Falls Sie die Daten nicht in die Fibu übergeben wollen (Bsp. 4), verknüpfen Sie die Kasse mit keinem Sachkonto.

Kasseneinstellungen

Über den Link Einstellungen können Sie die Kasse einrichten.

Geben Sie eine Bezeichnung für Ihre Kasse ein.
Verbinden Sie die Kasse mit einer Gesellschaft, um auf die Auswahl der Sachkonten dieser Gesellschaft zuzugreifen.
Stellen Sie keine Verbindung haben Sie ein allein stehendes Kassenbuch ohne weitere Integration.
Weisen Sie als Kassenart “Barkasse” zu, damit Scopevisio auf einen positiven Saldo prüft. Bei der Kassenart “Verrechnungskonto” sind auch negative Salden erlaubt. So können Sie z. B. Kreditkarten abbilden.
Geben Sie vor, in welcher Periodizität ein Kassenblattabschluss erzwungen wird.

Empfehlenswert ist es, die Periode so groß zu bemessen, dass ein Kassenblatt nach 20 oder 25 Kassenbuchzeilen abgeschlossen wird. Spätestens zum Monatsende sollten Sie jedoch das Kassenblatt abschließen, um eine periodengerechte Berücksichtigung in der FiBu zu gewährleisten.

Stellen Sie ihre präferierte Datumsvorbelegung ein.
Sie können auf Wunsch in Zukunft liegende Datumswerte unterbinden.
Die Belegnummern können automatisch hochgezählt werden.
Die Kassensturzfunktion öffnet ein einfaches Zählprotokoll.

Die Plausibilität der Datumswerte, die Belegnummernabfolge und die physikalische ontrolle des Kassenbestands durch Zählen sind wichtige Voraussetzungen für die GoBD-Konformität des Kassenbuchs.

Die Punkte “Stornierte Buchungen exportieren”, “Belegung Belegfeld 1” und “Belegung Belegfeld 2” betreffen ausschließlich den Datev-Export. Sprechen Sie sich hierzu mit Ihrem StB ab und Sie mehr im Artikel zu DATEV RDS, in dem der Kassenblatt-Export beschrieben wird.
Sie können die Kasse direkt mit einer Teamwork-Sammlung verbinden, in der sich die Dokumente zu den Kassenbewegungen ablegen. Bei der Erfassung der Kassenbewegungen können die Belege von dort per Klick zugeordnet werden. Belege, die bereits zugeordnet wurden, werden für die Zuordnung aus der Kasse heraus ausgeblendet, so dass die Menge überschaubar bleibt.
Mit dem Filter „Kassenbezug“ in Teamwork können bereits zugeordnete Dokumente angezeigt werden.

Dimensionen

Legen Sie die Anzeige und die Pflichterfassung für Dimensionen fest. Dies kann von den Parametern gemäß Controlling abweichen, den im Kassenbuch können Sie eine Bewegung ohne Angabe eines Sachkontos erfassen.

Wiederkehrende Bewegungsarten

Für regelmäßig auftretende Geschäftsvorfälle in Ihrer Kasse können Sie Wiederkehrende Bewegungsart definieren. Über Hinzufügen bzw. Bearbeiten gelangen Sie in das Formular Geschäftsvorfall bearbeiten.

Mit der Bezeichnung wählen Sie den Geschäftsvorfall auch in der Kassenbucherfassung aus.

Durch die Vorbelegung von Ein- oder Ausgabe können Sie Beträge bei der Erfassung nur noch im korrekten Feld erfassen.

Die weiteren Daten wie Sachkonto und Steuerschlüssel müssen im Rahmen der Kassenbucherfassung nicht angezeigt werden, trotzdem werden Sie mit gespeichert und automatisieren später die Buchung.

Für einen Quittungsdruck auf Basis des Geschäftsvorfalls können Sie den Steuersatz ausweisen.

Zu guter Letzt können Sie die Zuweisung auf Kontakte beschränken, die die Rolle Kunde und/oder Debitor bzw. Lieferant und/oder Kreditor haben.

Berechtigungen für Kassen

Sie können einer Kasse Profile zuweisen, sind ist dann nur für Nutzer mit diesen Profilen sichtbar.
Im Standard ist dies das Profil Kassen - alle Rechte. Sie können jedoch bestimmen, dass die Kasse auch Benutzern mit anderen Profilen angezeigt wird. So können Sie das Profil Kassen - alle Rechte kopieren und die Kopie rechtmäßig einschränken. Weiterführendes erfahren Sie hier zu Rechteprofilen.

Wählen Sie in der Kassenübersicht den Link Berechtigungen um Änderungen vorzunehmen.

Über die Buttons Hinzufügen und Entfernen können Sie die Berechtigungseinstellung auf andere Profile ausweiten oder wieder einschränken.