Rechnungseingangsbuch - Bereiche und Datenfelder

Wenn Sie eine Rechnung zur Bearbeitung öffnen, sehen Sie links den Beleg bzw. die Visualisierung strukturierter Daten und rechts die Datenfelder, aufgeteilt in Bereiche, sogenannte Geschäftsobjekte.

Die Bedeutung der meisten Felder erschließt sich von selbst, auf besonders relevante Felder wollen wir hier eingehen. Lesen Sie aber auch die prozessbezogenen Artikel zur Verifizierung und Prüfung.

Einige Bereiche und Felder sind von weiteren Lizenzen abhängig, es kann also sein, dass Sie nicht alle Felder sehen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den weißen Bereich eines Bereichs (Geschäftsobjekt) und wählen “Datenfelder ein- und ausblenden”. So können Sie gar nicht benutzte Felder ausblenden, um bei der Belegbearbeitung fokussiert zu arbeiten.

In den Screenshots haben wir als Anregung die Felder rot umrandet, die wir immer aktivieren würden.

Belegdaten

Open

Lieferant

Open

Zahlungsbedingungen

Rechnungszuordnung

Die Rechnungszuordnung erlaubt es, den Beleg als Ganzes einem Rechnungskreis oder einem Kostendimensionskonto zuzuordnen.

Einzelpositionen

Über die Einzelpositionserfassung können Sie detailliert Daten erfassen und an die Buchhaltung weitergeben.
Für eine klassische Belegprüfung ist dies nicht notwendig, denn Werte wie das Konto oder der Steuerschlüssel erfordern entsprechende Kenntnisse.

Kommentare

Nach Klick in die Textbox und schreiben des Kommentars wird der Kommentar über Hinzufügen gespeichert. Ihr User und das Datum werden mitgespeichert. Der letzte Kommentar wird unterhalb angezeigt, über “Alle Einträge” können Sie auch ältere Kommentare sehen.

Dokumente

Durch drag 'n' drop in den grauen Bereich importieren Sie Dateien, alternativ über Teamwork, falls die Datei bereits im DMS liegt. Durch Markieren einer Datei und Klick auf Als Belegdatei verwenden bestimmen Sie die Datei, die an die Buchung in der Fibu mitgegeben wird. Dies muss vor der Fibu-Erfassung geschehen.

Prüfung und Freigabe

Um die Verifizierung abschließen zu können, müssen Sie einen Freigabeprozess setzen.
Wenn Sie als Prüfer arbeiten, können Sie über Freigabe und Nächster die von Ihnen zu prüfenden Belege nacheinander kontrollieren und ggf. mit Ablehnen nur eine Stufe oder sogar wieder zur Verifizierung zurück geben. Über E-Mail können Sie die aktuell verantwortlichen Prüfer schnell mit einem Standardtext anschreiben, der einen Direktlink zum noch nicht geprüften Beleg enthält.

Ereignisse

Unter dem Punkt „Ereignisse“ finden Sie die Aufzeichnung der einzelnen protokollierten Aktionen zur Bearbeitung der Eingangsrechnung. Somit erhalten Sie ein Protokoll von relevanten Ereignissen (wer hat die Rechnung wann freigegeben und mit welcher zusätzlichen Information versehen).

Über den Link “Weitere anzeigen” gelangen Sie in eine vergrößerte Übersicht.

Abweichender Warenempfänger

In diesem Objekt können Sie Kontaktdaten hinterlegen.

Abweichender Rechnungsempfänger

In diesem Objekt können Sie Kontaktdaten hinterlegen.

Aktive Rechnungsabgrenzung

Über die Daten zur aktiven Rechnungsabgrenzung (ARAP) können Sie Daten für die Finanzbuchhaltung vorbereiten. Die ARAP gehört nicht zur Prüfung im engeren Sinne.