Rechnungseingangsbuch: Konfiguration der Einstellungen

Die Einstellungen unterteilen sich in mehrere Bereiche, die wir einzeln aufführen.

Rechnungseingangsbuch: Zentrale Einstellungen

• Keine UStID/StNr Automatik:
  Bestimmen Sie, ob eine aus der Rechnung ausgelesene UStId mit den vorliegenden Kontakten verglichen werden soll, um den Lieferanten (Kreditor) automatisch zu setzen. Alternativ können Sie dies auch über eine Regel einstellen.

• Brutto/Netto-Erfassung
  Erfassen Sie Ihre Rechnungen hauptsächlich mit Netto-Beträgen, so passen Sie dies hier an.

• Anzeige Verarbeitungsstempel
  Auf einem möglichst unbenutzten Teil des Belegs kann ein digitaler Verarbeitungsstempel angezeigt werden.

• Duplikatserkennung
  Legen Sie fest, ob Duplikate nur anhand der Dateigleichheit oder zusätzlich noch über die Lieferantennummer erkannt werden sollen.

• Abgelehnte Dateiendungen
  Vermeiden Sie von vornherein ungewollte Dateitypen.

• Nummernvergabe bei Verifikation
  Bei JA wird die fortlaufende interne Nummer (Rechnungseingangsbuchnummer) erst bei bei Verifikation erzeugt, was Ihnen erlaubt fehlerhafte Dokumente zu entfernen, bevor sie in die Nummerierung einfliessen. Bei NEIN wird die Nummer aufgrund der vorliegenden Daten (insbesondere Rechnungsdatum) sofort vergeben. Die Nummer ist nicht änderbar.

• Buchungsfreigabe
  Die Buchungsfreigabe kann an einen bestimmten Prüfungsstatus gekoppelt werden. Diese
  Buchhalter können diese gesellschaftsweite Vorgabe individuell verschärfen, aber nicht aufweichen.
  Siehe hierzu die Einstellungen der Belegarbeitsliste.

Rechnungseingangsbuch: Belegtrennung

Scannen Sie viele Belege auf einmal ein, um sie ans Rechnungseingangsbuch zu schicken, können Sie diese anhand vorbereiteter Deckblätter oder Leerseiten voneinander trennen.

Rechnungseingangsbuch: Pflichtfeldeinstellungen

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Pflichteinstellungen sind im Detail-Formular der Eingangsrechnung wie immer gelb hervorgehoben.
Sind die betreffenden Felder nicht ausgefüllt, lässt sich die Rechnung nicht verifizieren oder im Freigabeprozess weiter geben.

Rechnungseingangsbuch: Weitere Einstellungen

• Bearbeitungsprotokoll im PDF
  Als weitere Seite wird der PDF-Belegdatei ein Ereignisprotokoll hinzugefügt. Dieses ist auch über Teamwork einsehbar.

• Zu verwendende OCR-Engine
  Wir empfehlen, mit Hypatos zu arbeiten, bieten aber auch weitere OCR-Engines zur Auswahl an.

• Optimierte Erkennung versuchen
  Eine Funktion, um ggf. in Abhängigkeit von Ihren Dokumenten die OCR-Qualität zu erhöhen.

• “Leistungsdatum von” per OCR auslesen (Hypatos)
  Sondereinstellung, um das standardmäßig nicht zugeordnete Leistungsdatum zu bestimmen.

• Standard Zahlungsart
  Hinterlegen Sie hier die bei Ihren Lieferanten am häufigsten vorkommende Zahlungsart.

• Dateinamen Format-Anpassung
  Bei der Wahl eines benutzerdefinierten Formates für den Namen des importierten Belegs stellen Sie sich dieses mithilfe einiger Platzhalter zusammen.

• Teamwork Rechnungsablage
  Je nach Rechtevergabe haben nur Administratoren oder aber alle Rebu-Benutzer Einsicht in den Teamwork-Ordner "Eingangsrechnungen". Über den Link "Zurücksetzen" gehen Sie wieder zurück zur Standardeinstellung, bei der die Belege in Teamwork nur für Administratoren einsehbar sind.

• Kontieren nach Abschluss des Freigabeprozesses erlauben
  Mit dieser Einstellung lassen Sie auch noch nach Durchlaufen eines Freigabeprozesses eine Bearbeitung der Kontierung im Rebu zu.

• Entfernen nach Verifikation erlauben
  Entgegen dem Standardverhalten können Sie entscheiden, dass Belege nach Verifizierung aus dem Rebu entfernt werden dürfen, wenn Sie hier "Ja" wählen. Beachten Sie hierbei Auswirkungen auf Ihre Verfahrensdokumentation.

• Neue Lieferanten (ZUGFeRD)
  Aus hybriden ZUGFeRD-Rechnungen gewinnen wir genug Daten, um neue Lieferanten automatisch anlegen lassen.

• Rechnungen in Exporten filtern
  Der hier gesetzte Filter auf den Prüfstatus wird angewendet, wenn Sie über die weiteren Aktionen in der Rechnungsübersicht exportieren.

• Adress-Vervollständigung deaktivieren
  Bei JA werden keine Kontakt- bzw. Adressdaten aus der kostenlosen Anbindung der Crefo-Adressdatenbank vorgeschlagen.

• Reisekosten/Spesen verifizieren
  Durch Mitarbeiter eingereichte Reisekosten und Spesenrechnungen können automatisch verifiziert werden. Damit dies funktioniert muss zwingend ein Freigabeprozess zugewiesen werden, z. B. über eine Regel, die einen Freigabeprozess bereits bei Rechnungseingang zuweist.

• BAL Informationsübernahme
  Achten Sie darauf, die Einstellung “Keine Informationen zurückschreiben” zu aktivieren.
  Das Zurückschreiben ist nur in besonderen Fällen anzuwenden und hat Auswirkungen auf Ihre Dokumentationspflichten, da Sie protokollierte Daten überschreiben.

• Datev-Importtyp
  tbd

• Lieferung (Beschaffung) nutzen
  Bei JA und lizensierter Beschaffung werden Ihnen die Bestellungen angeboten und automatisch Lieferantenrechnungen zugeordnet.

• Prüfung auf Lieferscheine
  Bei aktiver Beschaffung (Lizenz) zeigt eine zusätzliche Spalte in der Rechnungsübersicht, ob den auf der Rechnung angegeben (und z. B. per OCR ausgelesenen) Lieferscheinnummern eine Bestellung zugeordnet wurde. Haben Sie “Komplette Zuodnung nötig” eingestellt, können Sie erst Verifizieren wenn die Zuordnung vollständig ist. Eingangsrechnungen ohne Lieferscheinbezug sind nicht betroffen, sie werden als “Ohne Lieferschein” angezeigt und können normal verifiziert werden.

• X-Rechnungen erkennen
  Stellen Sie den Schalter auf JA, um E-Rechnungen (strukturierte XML-Daten) zu verarbeiten und eine PDF-Vorschau zu erzeugen.

Rechnungseingangsbuch: E-Mail Benachrichtigung

Im Prüfprozess können Sie über den Button E-Mail einzelne Prüfer “anstupsen”. Die versandte E-Mail können Sie hier mit Hilfe von Platzhaltern für die Gesellschaft konfigurieren.