Anzahlungs-, Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen

Mit Scopevisio erstellen Sie unterschiedliche Rechnungsarten mühelos mit nur wenigen Klicks. Jede Rechnungsart verfügt dabei über einige Besonderheiten. So werden Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen nicht bei Rechnungsstellung der Umsatzsteuer unterworfen, sondern erst bei Zahlungseingang. Auch sind Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen ergebnisneutral darzustellen, da es sich nicht um Erlöse handelt.

Bei Schlussrechnungen kann aus den zum Kunden, dem Projekt oder dem Auftrag gehörigen Anzahlungs-, Abschlags- und Teilrechnungen gewählt werden, um diese der Schlussrechnung zuzuordnen.

Welche Rechnungsart wofür?

Von Anzahlungsrechnung ist die Rede, wenn der Rechnungssteller noch keine Leistung oder Lieferung erbracht hat. Sie wird auch als Vorauszahlungsrechnung bezeichnet.
Die Umsatzsteuer wird fällig mit der Bezahlung der Anzahlungsrechnung durch den Kunden.
Von Abschlagsrechnung ist die Rede, wenn bereits ein Teil der Leistung erbracht worden ist, aber die Leistung nicht konkretisiert werden kann. So rechnet der Bauunternehmer 30% ab, ohne spezifizieren zu können, ob z. B. 28% oder 35% aller Kabel verlegt wurden.
Die Umsatzsteuer wird fällig mit Bezahlung der Abschlagsrechnung durch den Kunden.
Von Teilrechnung ist die Rede, wenn die abgerechnete Leistung bereits erbracht wurde und - im Gegensatz zur Abschlagsrechnung – konkretisiert und bezeichnet werden kann. Ein Leistungsdatum/-zeitraum liegt vor. So rechnet der Bauunternehmer die Ausschachtungsarbeiten ab, nachdem die Baugrube ausgehoben wurde.
Die Umsatzsteuer ist mit Rechnungsstellung fällig.
Von Schlussrechnung ist die Rede, wenn die Leistung komplett erbracht wurde und eine abschließende Abrechnung unter Einbeziehung der vorherigen Rechnungen und Ermittlung des Restzahlbetrag erstellt wird.

Rechnungsarten Anzahlungs-/Abschlagsrechnung

Kommen Sie aus einem Auftrag heraus, den Sie in eine Rechnung überführen, werden Sie auf das Rechnungsformular geleitet. Es werden die Daten und Positionen aus dem Auftrag angezeigt, die Sie nach Bedarf weiter anpassen können.

Wählen Sie Abrechnung > Rechnungen > Hinzufügen, wenn Sie auftragsunabhängig eine neue Rechnung erstellen möchten.

Füllen Sie im folgenden Formular alle nötigen Felder aus. Die Nummerierung in diesem gesamten Abschnitt bezieht sich ausschließlich auf die folgende Grafik:

Im oberen Bereich ist nur das Datenfeld Kunde ein Pflichtfeld (1).

Im Feld Rechnungsart (2) bietet Ihnen Scopevisio die Möglichkeit, neben Einzelrechnungen auch ganz komfortabel Anzahlungs-, Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen zu erstellen.

Wählen Sie Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung (2), scrollen Sie nach unten und klicken auf Vorlagen (3), wenn Sie auf eine bereits bestehende Rechnungsvorlage zurückgreifen möchten. In diesem Fall wählen Sie im folgenden Pop-up-Fenster die entsprechende Vorlage aus, die Sie weiter bearbeiten oder unverändert übernehmen können. Mit dem Übernehmen-Button kehren Sie in die Rechnung zurück.

Die verwendete Vorlage ergänzen Sie bei Bedarf mit (4). Ansonsten arbeiten Sie ohne Vorlage und erstellen Ihre Rechnung, indem Sie ebenfalls mit (4) die gewünschten Positionen hinzufügen. Auszufüllende Pflichtfelder sind die (5), (6) und (7).

Die Felder für die entsprechenden Konten (8) bei Anzahlungen/Abschlagsrechnungen sind unter Berücksichtigung der verschiedenen Steuersätze bereits in Scopevisio hinterlegt. Um diese Ihren Anforderungen anzupassen, folgen Sie dem Pfad Einstellungen > Stammdaten > Abrechnung > Erlöskonten-Vorbelegung bearbeiten > Standard-Konten für Anzahlung/Abschlag.

Um die Anzahlungs-/Abschlagsrechnungfunktion zu nutzen, darf die erweiterte Erlöskontenzuordnung nicht aktiviert sein.

Über (9) können Sie ganze Positionszeilen löschen oder kopieren (10), mit den unter (11) angebotenen Pfeilen verändern Sie deren Reihenfolge.

Um Ihre Rechnungen direkt per E-Mail zu versenden, klicken Sie auf den Button Versenden (12). Die E-Mail kann direkt aus dem Programm versendet werden. Sie wird an die in den Kontaktdaten hinterlegte E-Mail-Adresse des Empfängers übermittelt. Im sich öffnenden Formular haben Sie auch die Möglichkeit, den Text der E-Mail individuell abgestimmt und mit Hilfe von Textbausteinen anzupassen. Als Basis für das angehängte PDF-Dokument wird das unter Stammdaten > Beleglayouts festgelegte Standardlayout für Rechnungen oder das per Regelassistent bestimmte Layout verwendet.

Tipp: Mit dem Platzhalter $Logo können Sie Ihr Firmenlogo in der E-Mail hinterlegen. Laden Sie eine Grafikdatei als Logo in dem Kontakt Ihrer Gesellschaft hoch (Einrichtungsassistent > Gesellschaft) und fügen Sie den Platzhalter im verwendeten Textbaustein für die E-Mail ein.

Sollten Sie abweichend vom E-Mail-Versand Ihre Rechnung als PDF zum Druck erzeugen, sie in LibreOffice nachbearbeiten oder ihr ein weiteres Dokumentenlayout im .dot- oder .odt-Format zuweisen wollen, so tun Sie dies unter (13). Mehr über Beleglayouts steht in diesem Kapitel.

Auch eine Sofortzahlung können Sie über den Multifunktionsbutton (13) erfassen. Das bedeutet, dass der Kunde die Rechnung gleich an Ort und Stelle in bar bezahlt. Die Barzahlung wird in einer Kasse vereinnahmt. Wenn Sie diese Option wählen und den Button klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie bestimmen können, über welche Kasse das Geld vereinnahmt werden soll. Achten Sie dabei darauf, dass das entsprechende Kassenblatt geöffnet ist.

Festgeschrieben und gespeichert wird die Rechnung mit Klick auf Buchen (14).

Solange eine Rechnung nicht gebucht worden ist, Sie sie aber dennoch festhalten wollen, speichern Sie mit (15) den Zwischenstand.

Wenn Sie individuelle Daten abweichend von den Stammdaten erfassen möchten, stehen Ihnen dazu die weiteren Registerreiter im unteren Bereich des Formulares zur Verfügung. Details über die einzelnen Registerkarten finden Sie im Artikel Aufträge.

Rechnungsart Teilrechnung

Für eine Teilrechnung gehen Sie wie bei einer Einzelrechnung vor, da das Verhalten von Umsatzversteuerung bei Rechnungsstellung und die bilanzielle Darstellung dieselbe wie bei einer Einzelrechnung sind.

Teilrechnungen, Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen werden beim Erstellen einer Schlussrechnung - im Gegensatz zu Einzelrechnungen - wahlweise zur Verrechnung angeboten.

Rechnungsart Schlussrechnung

Wählen Sie unter Rechnungsart Schlussrechnung. Hier können Sie im Feld Anzahlungen und Abschläge unter Bearbeiten auf die infrage kommenden Anzahlungs-, Abschlags- oder Teilrechnungen zugreifen (1).

Im Anschluss wird Ihnen die zugeordnete Anzahlungsrechnung angezeigt (2), die Sie auch wieder entfernen können (3).

Wählen Sie gezielt ein für die Schlussrechnung angepasstes Dokumentenlayout aus (4). Unsere editierbaren Dokumentenlayouts können Sie vorher individualisieren. So können Sie über ein separates Dokumentenlayout oder per Textbaustein auch Schlussrechnungen drucken, die ein Guthaben für Ihren Kunden ergeben. Für die Anpassungen empfehlen wir die Verwendung von LibreOffice.

Diese abschließende Rechnung führt alle abzurechnenden Positionen auf (Bruttoausweis), durch Zuordnung vorhergehender Anzahlungs-, Abschlags- oder Teilrechnungen sowie der erhaltenen und zugeordneten Zahlungen ergibt sich die Restzahlsumme und die darin enthaltene Steuer. Die Schlussrechnung kann eine Null-Rechnung sein oder sogar negativ werden, also in eine "Gutschrift" (Korrekturrechnung) umschlagen.

Besonderheiten beim Buchen der Umsatzsteuer

Anzahlungs-und Abschlagsrechnungen ziehen Umbuchungen der Umsatzsteuer nach sich. Hierzu finden Sie weitere Informationen im Kapitel "Finanzen > Umsatzsteuer richtig erfassen".