Profile und Rechte der Benutzer verwalten

Lese- und Bearbeitungsrechte werden zu Profilen zusammengefasst. Die Rechte sind nach Funktionen gruppiert und können unterhalb dieser Funktion zu Profilen zusammengefasst werden. Unterschiedliche Aufgaben und Rollen von Mitarbeitern im Unternehmen können durch verschiedene Profile abgebildet werden.

Rechteprofile bearbeiten

Starten Sie bei Organisation > Administration > Benutzerverwaltung > Profile und Rechte der Benutzer verwalten.

Mit einem Doppelklick auf einen Tabelleneintrag öffnen Sie das Profil und können sehen, welche einzelnen Rechte in diesem Profil zusammengefasst werden.
In den Spalten Anzeigen und Bearbeiten ist direkt zu erkennen, ob das Profil keine Rechte (1),
nur Leserechte (2) oder Bearbeitungsrechte (3) gewährt.

Rechteprofil hinzufügen

Definieren Sie ein neues Profil inklusive der zugehörigen Zugriffsrechte, in dem Sie ein bestehendes Duplizieren oder klicken Sie auf Hinzufügen.

Ein Rechteprofil bildet nur die Rechte der jeweiligen Funktion ab, es ist nicht möglich ein übergreifendes Profil anzulegen, das z.B. Rechte aus Beschaffung, Reisekosten und Kassen enthält.

Geben Sie in Bezeichnung (1) den Namen des neuen Profils ein, z. B. Buchen.
Bestimmen Sie über das Dropdown-Menü (2) den übergeordneten Funktionsbereich (hier: Finanzen) für das neue Profil. Das neue Profil hat immer alle Rechte des entsprechenden Funktionsbereichs.
Legen Sie zeilenweisen durch Klick auf das Icon für Anzeigen / Bearbeiten fest, welche Ausprägung die Benutzer erhalten sollen.
- Klicken Sie in der Spalte Anzeigen (3) auf das Icon, wenn für das Formular Leserechte gelten sollen.
- Klicken Sie in der Spalte Bearbeiten (4) auf das Icon, wenn für das Formular Bearbeitungsrechte gelten sollen. Das Recht Bearbeiten schließt das Recht Anzeigen ein.
- Über die Checkbox in der obersten Tabellenzeile (5) können Sie mit einem Klick alle Rechte aktivieren oder deaktivieren.

Sichern Sie Ihre Eingaben und schließen Sie das Formular. Das Profil kann jetzt Benutzern zugewiesen werden.

Duplizieren Sie ein vorhandenes Profil und verwenden Sie es als Vorlage für ein neues. Diese Vorgehensweise bietet sich an, wenn Sie ein bestehendes Profil nur punktuell verändern möchten. Markieren Sie in der Übersicht das Profil, das Sie duplizieren wollen und klicken Sie auf Duplizieren. So können Sie z. B das Profil Finanzen - alle Rechte für verschiedene Mitarbeiter des Rechnungswesens anpassen.

Ein Profil entfernen

Unter Systemadministration > Benutzerverwaltung > Profile und Rechte der Benutzer verwalten sehen Sie in der Spalte Zuweisungen, ob ein Profil noch einem oder mehreren Nutzern zugewiesen ist. Wenn noch Zuweisungen existieren, klicken Sie auf den entsprechenden Link, um diese anzuzeigen.

Durch Markieren (Multi-select) der nach Gesellschaft und Nutzer getrennten Zeilen können Sie über den Button die Zuweisung aufheben.

Änderungsprotokoll der Berechtigungen

Änderungen an Benutzerprofilen und an Benutzerzuweisungen werden in einer separaten Tabelle festgehalten. Dieses Protokoll umfasst das Anlegen, Ändern und Löschen von Benutzerprofilen sowie das Zuweisen eines Profils und die Aufhebung einer solchen Zuweisung.

Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung > Profile und Rechte der Benutzer verwalten und klicken Sie auf Weitere Aktionen (Drei Punkte oben rechts), um die Funktion Änderungshistorie anzeigen zu erreichen.

Benutzern das Profil zuweisen

Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung > Benutzer verwalten.

Markieren Sie in der Benutzerübersicht den Benutzer, dem Sie ein neues Profil zuweisen möchten. Klicken Sie auf Bearbeiten.

Klicken Sie in der Gruppe Benutzerprofile auf Hinzufügen (1).

Bestimmen Sie über die Auswahlhilfe die Anwendung, die dem Benutzer zugeordnet werden soll.
Bestimmen Sie über die Auswahlhilfe das Profil, das der Benutzer in der Firma erhalten soll.
Bestimmen Sie über die Auswahlhilfe die Gesellschaft, in der das Recht gelten soll.

Nachdem Sie Ihre Eingaben gespeichert haben, sind die Änderungen sofort wirksam.

Rechte kopieren

Der Link Rechte von Benutzer kopieren (2, Abbildung oben) gibt Ihnen die Möglichkeit, dieselben Rechte mit wenigen Handgriffen an mehrere Benutzer zu vergeben.